Szczegółowy opis jakich usług nie świadczymy i dlaczego
Uwaga – aktualizacja 31.12.2024
W listopadzie 2024 w naszym biurze w Poznaniu zostały zatrudnione dwie osoby, które pracują w godzinach 8-16 od poniedziałku, do piątku.
Oznacza to szereg zmian, w tym m.in.:
- bezpośrednie wsparcie telefoniczne dla wszystkich naszych obecnych oraz przyszłych klientów pod nr telefonu: 22 494 31 30
- kompleksową obsługę korespondencji w Poznaniu przez wszystkie dni robocze w tygodniu
- odbiór przesyłek bezpośrednio od kurierów, w tym paczek o maksymalnych wymiarach 30 x 30 x 35 cm
- wsparcie na miejscu we wszelkich sprawach związanych z odbiorem korespondencji oraz naszymi usługami
- natychmiastowe wsparcie zdalne dla naszych oddziałów w Warszawie oraz Wrocławiu
Dodatkowo pojawiły lub za moment pojawią się usługi dodatkowe, takie jak:
- odsyłanie korespondencji kurierem
Na początku roku 2025 pojawi się usługa Biuro31 – adres Twojej firmy Premium , gdzie w cenie pakietu Premium będą takie usługi jak:
- odbiór listów poleconych wymagających upoważnienia pocztowego (bezpośrednio od listonosza, usługa świadczona codziennie – Poznań lub raz w tygodniu wizyta w Placówce Pocztowej – Warszawa/Wrocław + Poznań)
- nielimitowane skanowanie
- nielimitowane odsyłanie korespondencji kurierem (Poznań) lub Paczkomatem (Wrocław/Warszawa) – koszt samej usługi kurierskiej, bez prowizji.
oraz inne usługi dodatkowe.
Warunkiem możliwości skorzystania z pakietu Premium naszego biura wirtualnego będzie przejście na nową wersję umowy (aneks), a w przypadku Poznania nowy pakiet oraz usługi będą dostępne dla firm zarejestrowanych pod adresem Szamarzewskiego 21/2, 60-514 Poznań.
W pierwszym kwartale 2025 pojawią się również umowy na okresy 3/6/12/24/36 miesięcy.
Obecni klienci naszego biura wirtualnego otrzymają możliwość przejścia na pakiet Premium po konkurencyjnej cenie.
Będziemy Państwa na bieżąco informować o nadchodzących nowościach.
Zespół Biuro31
Oryginalny tekst poniżej, zostanie on zmodyfikowany.
Szanujemy Państwa czas i pieniądze, jesteśmy transparentni, niczego nie ukrywamy i wyróżniamy się na tle innych biur wirtualnych podejściem i innowacyjnością.
Z naszych usług skorzystały już tysiące zadowolonych klientów, ale nie każdemu może odpowiadać sposób w jaki świadczymy usługę biura wirtualnego.
Prosimy o zapoznanie się z tymi informacjami, abyście Państwo wiedzieli jak będzie wyglądała nasza współpraca po zawarciu umowy.
Szczegółowo opisaliśmy nasze usługi w sekcji FAQ, tutaj natomiast postaramy się to podsumować w jednym miejscu.
Nie zatrudniamy pracowników biurowych do pracy w lokalizacjach naszych biur
Co to oznacza?
Nie oferujemy bezpośredniego kontaktu telefonicznego
Nie mniej jednak w zasadzie wszystkie informacje, w tym wzór umowy, opis usług, odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania (FAQ) są na naszej stronie internetowej.
Jednocześnie proponujemy przynajmniej 5 alternatywnych i szybkich form kontaktu.
Szybko odpowiadamy na zapytania złożone drogą elektroniczną.
Umowę zawrzesz samodzielnie online.
Nie zastaniesz w naszym biurze innej osoby, wyjątek to sytuacja, gdzie inny klient w tym samym czasie co Ty przyjdzie po odbiór swojej poczty lub trafisz akurat na naszego pracownika, który przyszedł obsłużyć korespondencję.
- To znaczy, że nasz pracownik osobiście nie otworzy Ci drzwi biura, skrytki ani archiwum, gdzie może znajdować się Twoja poczta. Pomoże jednak zdalnie w razie potrzeby.
- Oczywiście wszystkie powyższe czynności zrobisz sam z wykorzystaniem elektronicznych zamków opartych na PIN.
- jeśli zapomniałeś PIN-u do drzwi/skrytki – odzyskasz go samodzielnie przez panel klienta. Przez ten sam panel klienta przedłużysz także ważność PIN-u, a jeśli potrzeba, zawnioskujesz o przełożenie swojej zarchiwizowanej poczty do skrytki na PIN.
Jeśli nasze systemy automatyki zawiodą, a Ty nie dostaniesz się do biura lub skrytki z nieswojej winy – odeślemy Ci Twoją pocztę do wskazanego paczkomatu na nasz koszt, zeskanujemy ją bezpłatnie, lub udostępnimy ponownie do odbioru w biurze – Ty wybierasz.
Dostęp do lokalu i skrytek, gdzie przechowujemy pocztę, jest samoobsługowy
Drzwi lokalu otworzysz na PIN, tak samo jak skrytkę, gdzie będzie Twoja poczta. System skrytek to coś w rodzaju popularnego paczkomatu.
Dzięki takiemu podejściu jesteś od nas w pełni niezależny, nie polegasz na naszej dostępności, a w większości naszych lokalizacji odbiór poczty lub dostęp do lokalu w innym celu możliwy jest 24/7.
Nie odbierzemy poczty bezpośrednio od listonosza lub kuriera.
Jak odbierzemy Twoją pocztę?
Wszystkie listy niewymagające potwierdzenia odbioru własnoręcznym podpisem (przeczytaj sekcję niżej, które listy wymagają podpisu) trafią do naszej skrzynki pocztowej (lub na recepcję w przypadku biurowca, jeśli nasz oddział mieści się w biurowcu w danym mieście) skąd odbiorą je nasi pracownicy. Dotyczy to również listów poleconych, jeśli aktywujesz we własnym zakresie usługę „Polecony do skrzynki” (usługa bezpłatna Poczty Polskiej).
- Usługa „Polecony do skrzynki” może wymagać jednorazowej wizyty w oddziale Poczty Polskiej. W niektórych przypadkach można uruchomić tę usługę online, jednak może być niezbędna wizyta w oddziale Poczty Polskiej w mieście, gdzie znajduje się nasze biuro wirtualne, które Państwo wybraliście.
Listy, które trafiły do nas odbierzesz u nas w biurze z automatycznego systemu skrytek.
- oczywiście, jeśli chcesz możesz nam zlecić skanowanie (usługa płatna), możemy te listy też dla Ciebie bezpłatnie przechować tak długo jak masz aktywną z nami umowę.
W pozostałych przypadkach listonosz zostawi awizo, którego zdjęcie otrzymasz mailem, a sam list odbierzesz w lokalnym urzędzie pocztowym, który przynależy do naszego oddziału w danym mieście.
Możesz również uruchomić usługę odsyłania listów na inny adres, wtedy Poczta Polska przekieruje listy niewymagające potwierdzenia odbioru na inny, wskazany przez Ciebie adres. Przekierowanie to usługa płatna Poczty Polskiej.
W przypadku paczek nadanych Pocztą Polską – kurier Poczty Polskiej zostawi awizo, dostaniesz je w powiadomieniu e-mail, a samą paczkę odbierzesz samodzielnie lub przez pełnomocnika w Urzędzie Pocztowym przypisanym do naszego biura.
W przypadku innych kurierów – część z nich oferuje opcję przekierowania paczki na inny adres, część oferuje opcję zostawienia paczki w pobliskim POP. Tutaj zależy to od konkretnej firmy kurierskiej.
Listy wymagające własnoręcznego potwierdzenia odbioru – dodatkowe informacje
Nie każdy list wymaga własnoręcznego potwierdzenia odbioru, zwykły list polecony takiego potwierdzenia nie wymaga i może trafić do naszej skrzynki pocztowej (wymagana aktywacja bezpłatnej usługi Poczty Polskiej Polecony do skrzynki).
Większość listów z urzędów typu ZUS, US (w tym tzw. czynności sprawdzające zwane potocznie kontrolą US) nadawana jest zwykłym listem ekonomicznym lub zwykłym listem poleconym, który potwierdzenia odbioru nie wymaga.
Jakie listy zatem wymagają własnoręcznego potwierdzenia odbioru?
- Niektóre listy z sądów, policji, komorników, z urzędów celnych, szczególnie jeśli prowadzone jest postępowanie karne lub jest sprawa w sądzie, w którą jesteśmy zaangażowani
- Sporadycznie listy z Urzędu Skarbowego, ZUS, jeśli dotyczy spraw, gdzie mogą wystąpić jakieś poważne konsekwencje prawne np kara grzywny, konieczność zwrotu podatków, zapłaty zaległych składek.
- Sporadycznie listy z kancelarii prawnych
- Sporadycznie listy z instytucji, które ścigają dłużników na wniosek wierzycieli
- Sporadycznie od partnerów biznesowych, klientów, jeśli zażyczyli sobie (i zapłacili za to) wysyłając list, aby konieczne było własnoręczne potwierdzenie odbioru listu.
W praktyce jest to kilka procent wszystkich listów jakie dostają nasi klienci. Takich listów nie możemy odebrać za naszych klientów, muszą to zrobić samodzielnie w Urzędzie Pocztowym lub przez pełnomocnika.
Uwaga dla osób przebywających daleko od naszych oddziałów
Nie każdą korespondencję za Ciebie odbierzemy, zostało to wyjaśnione powyżej, nie będzie to stanowiło najmniejszego problemu jeśli jednak…
- mieszkasz dość blisko oddziału naszego biura
- przyjechanie raz na jakiś czas po odbiór listu nie będzie problemem
- masz kogo upoważnić, aby w razie czego za Ciebie odebrał taki list
- nie otrzymujesz listów wymagających własnoręcznego potwierdzenia odbioru
- głównie komunikujesz się z klientami i urzędami online, używasz platform takich jak np. ZUS PUE, EPUAP, eDoręczenia
- Przed ZUS i US reprezentuje Cię biuro rachunkowe i to z nimi urzędnicy się kontaktują w razie potrzeby
- Z doświadczenia z ostatnich lat wynika, że faktyczny problem miało kilka procent klientów, którzy nie zapoznali się z informacjami o naszej usłudze, a jednocześnie otrzymali korespondencję wymagającą własnoręcznego podpisu lub nie aktywowali usługi „Polecony do skrzynki”, następnie otrzymali tego typu list przebywając na stałe za granicą lub daleko od siedziby naszego biura.
- Pamiętaj, zawsze możesz w swoim lokalnym Urzędzie Pocztowym ustanowić pełnomocnika, który w Twoim imieniu będzie mógł odebrać z Urzędu Pocztowego przynależnego do naszego biura wirtualnego w danym mieście listy wymagające własnoręcznego potwierdzenia odbioru, paczki, natomiast musisz mieć taką osobę w tym mieście, nie zrobimy tego dla Ciebie.
Wizyty pracowników w biurach
Nasi pracownicy pojawiają się w biurach w zależności od miasta 3 razy w tygodniu (wyjątek na ten moment to Wrocław – 2 razy w tygodniu, przy czym w przyszłości będzie częściej, zależy to od ilości klientów w danym mieście).
Częstotliwość dla każdego z miast jest rozpisana w sekcji FAQ.
Wizyty naszych pracowników mają miejsce w dni robocze, gdy pracują listonosze, sporadycznie, na zasadzie wyjątku w weekendy.
W przypadku trzech wizyt w tygodniu, zwykle mają one miejsce w poniedziałek, środę i piątek, jeśli wizyty w danym mieście są dwie w tygodniu, wtedy pierwsza ma miejsce w poniedziałek lub wtorek, a druga w odstępie 2-3 dni.
Pracownicy pojawiają się na kilkanaście, kilkadziesiąt minut.
Odbierają listy,
sortują,
umieszczają w skrytkach,
odbierają awizo,
wykonują zdjęcia kopert listów oraz awizo,
przypisują pocztę do klientów w specjalnej aplikacji,
przenoszą korespondencję z archiwum i do archiwum (dedykowane miejsce zamykane na klucz niedostępne dla klientów w siedzibie biura na przechowywanie korespondencji nieodebranej wszystkich klientów),
wykonują skany (zdjęcia) listów na życzenie.
W praktyce oznacza to, że:
Powiadomienie o liście lub skan lub swój list z archiwum otrzymasz po wizycie pracownika w lokalu biura
Przykładowo, listonosz zostawił do Ciebie list w środę, a kolejna wizyta pracownika w lokalu będzie miała miejsce w czwartek – wtedy też w czwartek otrzymasz powiadomienie o poczcie do odebrania w lokalu (lub zdjęcie awizo).
Tak samo zlecenie przełożenia poczty z archiwum lub wykonania skanu zostanie zrealizowane podczas kolejnej wizyty pracownika w lokalu – patrz powyższy punkt.
- Maksymalny czas oczekiwania to 1-2 dni robocze, jest to jednak losowość i może się zawsze udać uzyskać powyższe jeszcze tego samego dnia.
Nie mamy usługi przesyłania korespondencji na inny, wskazany adres.
Nasi pracownicy działają pod nadzorem, ich praca jest w pełni rejestrowana, aby zapewnić bezpieczeństwo Państwa korespondencji. Pracownicy nie mają prawa opuszczać lokalu biura z Państwa korespondencją, np. w celu udania się do Urzędu Pocztowego lub paczkomatu, aby odesłać gdzieś Państwa listy. Takiej usługi nie ma i nie będzie, nawet na wyraźne życzenie klienta. Nasi pracownicy wykonują swoją pracę jedynie w pomieszczeniach naszych biur.
- Możesz uruchomić samodzielnie usługę przekierowania Poczty Polskiej, jest to usługa płatna i nie obejmuje listów wymagających potwierdzenia odbioru, ani paczek.
Pełna automatyka – wiele zalet, ale też pewne ograniczenia.
Posiadamy pełną automatykę do obsługi umów z klientami, od momentu jej zawarcia, poprzez późniejszą obsługę umowy. To samo dotyczy obsługi biura wirtualnego, procesów z nim związanych.
Oznacza to tyle, że wszystko zostało przemyślane i zaprogramowane, aby zawsze działało w określony i taki sam sposób.
Zdarzają się sporadyczne sytuacje, gdzie automatyzacja działa i odczuwamy tego negatywne skutki.
Dobrym przykładem jest sytuacja, gdzie klient spóźnia się o 5 minut po swoją pocztę. Dajemy dużo czasu – aż 72 godziny, które można przedłużyć jeszcze z panelu klienta o dodatkowe 24 godziny. Jeśli ten czas się jednak przekroczy – system automatycznie zablokuje drzwi i skrytkę i nie będzie komu tłumaczyć, że spóźnienie to tylko przysłowiowe 5 minut.
Może to w skrajnych sytuacjach oznaczać, że pojechaliście Państwo do biura, może nawet znaczny dystans i się do niego nie dostaliście ostatecznie. Nie jest to nasza wina i nie weźmiemy za to odpowiedzialności.
Na szczęście, zwykle w takich sytuacjach wystarcza przedłużenie ważności PIN-u o 24 godziny samodzielnie przez panel klienta lub ostatecznie złożenie zlecenia przez Panel Klienta o ponowne umieszczenie swojej poczty w skrytce, co stanie się podczas kolejnej wizyty pracownika w lokalu biura.
Indywidualne zmiany w umowie na życzenie nie są możliwe.
Umowy, które zawieramy, przygotowuje automat, a ich treść została skonsultowana z prawnikami. Wprowadzenie nawet drobnej zmiany wymagałoby konsultacji prawnej i zmian programistycznych, a to wymaga czasu i generuje koszty większe niż pozyskanie jednego klienta, który o taką poprawkę zabiega.
Gdyby się jednak okazało, że nasze procesy wymagają poprawy, coś nie działa jak powinno, czegoś nie uwzględniliśmy, a powinniśmy i jeśli będzie to dotyczyło jakiejś grupy klientów, a nie pojedynczego przypadku, na pewno z czasem wdrożymy odpowiednie modyfikacje w systemach.
Duża elastyczność z pewnymi wyjątkami
Stawiamy na efekt skali – dużą liczbę klientów. Oferujemy bardzo atrakcyjną cenę usługi biura wirtualnego, idealną dla dużego grona osób, którym nasz sposób funkcjonowania odpowiada.
Możemy zaoferować innowacyjne rozwiązania, dostęp do biura 24/7, obsługę w pełni online, jednocześnie ograniczamy koszty, aby być konkurencyjnym na rynku.
Nie zatrudniamy pracowników biurowych
Nie oferujemy płatności miesięcznej za usługę biura wirtualnego,
Nie mamy umów krótkoterminowych (choć planowane są opcje 3, 6 miesięcy za odpowiednio wyższą cenę).
Realizujemy te usługi, które opisaliśmy w naszej szczegółowej ofercie.
Inne usługi nie są dostępne, nawet za dodatkową opłatą. Jednak możesz o nie pytać, jeśli wielu klientów będzie potrzebowało danej usługi, być może się ona pojawi.
Usługa typu obsłuż się sam, self-service
Naszym założeniem podstawowym jest daleko idąca automatyka i samoobsługa, podejście typu self-service, obsłuż się sam.
Zakładamy, że nasz klient wejdzie na naszą stronę internetową, zapozna się z najważniejszymi informacjami, jeśli potrzebuje, ze szczegółami oferty, ograniczeniami, FAQ.
Bazując na udostępnionych informacjach ze strony internetowej, zawrze umowę, a następnie za pomocą Panelu Klienta samodzielnie będzie zarządzać swoją usługą.
Dzięki takiemu podejściu nie ma potrzeby wymieniać z nami wielu maili, można skupić się na rozwoju swojego biznesu
W momencie otrzymania powiadomienie o poczcie lub awizo – nasz klienta odbiera swoje listy w lokalnym Urzędzie Pocztowym lub z siedziby naszego biura, do którego dostaje się samodzielnie.
Jeśli ma potrzebę wydłużenia ważności PIN-u, robi to przez panel klienta samodzielnie, jeśli zapomni PIN, istnieje procedura samodzielnego jego odzyskania, samodzielnie zleca przełożenie poczty z archiwum do skrytki, jeśli nie mógł jej odebrać na czas, a jeśli ma taką potrzebę – kupuje usługę i zleca skanowanie swojej poczty.
Nasza usługa może nie być odpowiednia dla osób, które preferują bezpośredni kontakt telefoniczny z usługodawcą, które potrzebują daleko idącej asysty.
Wszystko jest możliwie klarownie opisane na naszej stronie internetowej lub w przesłanych wiadomościach e-mail, a jeśli jest inaczej, prosimy o informację, zmienimy to.
Oczywiście wspieramy naszych klientów, odpisujemy na e-maile i wiadomości, czaty i telefony (można zostawić wiadomość telefoniczną, odpiszemy przez sms lub e-mail), staramy robić się to bardzo szybko.
Niemniej jednak zastrzegamy, że będziemy regularnie odsyłać do FAQ, gdzie zawarliśmy odpowiedzi na pytania klientów, które pojawiły się na przestrzeni wielu lat działalności naszego biura oraz do instrukcji, które zostały napisane.
Prawdopodobnie nasza usługa nie będzie odpowiednia dla osób, które nie radzą sobie ze sprawną obsługą komputera, smartfona, internetu.
Skanujemy na życzenie, natomiast usługa jest dodatkowo płatna i może nie być atrakcyjna cenowo dla firm i osób, które potrzebują regularnego skanowania dużej ilości korespondencji.
Wynika to z faktu, że nie mamy pracowników biurowych, którym chętnie wypełnimy ośmiogodzinny czas pracy każdego dnia. Cennik skanowania jest na naszej stronie internetowej. Jeśli potrzebujesz bardzo dużo skanowania, prawdopodobnie konkurencja ma lepszą ofertę cenową dla Ciebie.
Podsumowanie
Uważamy, że mamy bardzo dobrą usługę biura wirtualnego w świetnej cenie świadczoną w sposób profesjonalny.
Cenę tę możemy osiągnąć poprzez redukcję zatrudnienia oraz pełną automatyzację oraz podejście świadczenia standardowego zakresu usługi, która w naszej ocenie jest dość rozbudowana.
Dajemy możliwości, których nie oferuje konkurencja, m.in. dostęp do biur 24/7, pełne zarządzanie online usługą, bezkontaktowość, transparentność i możliwość zawarcia umowy od ręki w pełni online.
Z naszym sposobem działania wiążą się pewne ograniczenia, które szczegółowo zostały tutaj omówione.
Mamy tysiące zadowolonych klientów, którym zakres świadczonych usług odpowiada, a którzy szukali biura wirtualnego w bardzo atrakcyjnej cenie, bez zbędnych usług dodatkowych „w cenie”.
Zachęcamy do skorzystania z naszych usług.
Potrzebujesz więcej informacji?
Oczywiście! Przeczytaj kolejno:
- Podstawowe informacje na temat usługi.
- Szczegółowa oferta.
- FAQ – Odpowiedzi na najczęstsze pytania.
- Cennik.
- Zawrzyj umowę (tu znajdziesz też wzór umowy).