automation, meeting

Przewaga konkurencyjna dzięki automatyzacji procesów i wirtualnym biurom

Coraz więcej firm decyduje się na skorzystanie z różnych form automatyzacji procesów biznesowych oraz usług ją wspierających. Od implementowania, niejednokrotnie kosztownych, systemów ERP, BPM, czy CRM, po przejście na niskokosztowe usługi, np. wirtualne biuro we Wrocławiu, które nie tylko znacząco zmniejszy koszty stałe ale dodatkowo odciąży firmę z obsługi korespondencji. Sprawdź jakie są korzyści z automatyzacji, a także jakie stoją wyzwania przed firmami, które ją wdrażają.

Czym jest automatyzacja procesów biznesowych

Automatyzacja procesów biznesowych to jakby mieć asystenta, który nigdy nie śpi i nie prosi o podwyżkę. Polega na wykorzystaniu w działaniu firmy technologii, która zastąpi ręczne, rutynowe czynności, by zwiększyć efektywność i dokładność operacji oraz wyeliminować ludzkie błędy. Dzięki zastosowaniu różnego rodzaju oprogramowania i narzędzi cyfrowych oraz skorzystania z komplementarnych usług, Twoja firma może niemal bez ludzkiej interwencji działać jak dobrze naoliwiona maszyna.

Wyobraź sobie, że zamiast biegać z papierkami, wszystko dzieje się samo – faktury się wystawiają, zamówienia realizują, prowadzona jest komunikacja z klientami, a system pracuje nad pozyskiwaniem kolejnych. Nie trzeba martwić się, że ktoś pomyli się lub zapomni wysłać ważnego maila czy wykonać telefon, albo pominie istotną korespondencję z urzędu.

Koniec zwalania winy na bieżączkę

Automatyzacja definitywnie kończy zatem wymówki, że przez nawał bieżących, rutynowych czynności Ty i Twoi pracownicy nie macie wystarczająco dużo czasu, aby skupić się na strategicznych i kreatywnych działaniach, i pchać biznes do przodu. Co więcej, firma może więcej pieniędzy przeznaczyć na rozwój i nowe inwestycje.

Na przykład, jeśli mieszkasz na Dolnym Śląsku i prowadzisz sklep internetowy czy biznes związany z technologiami, możesz robić to z własnego domu, pracowników zatrudniać zdalnie, zamówienia realizować przez firmy oferujące fulfillment, a korespondencję firmową przekierowywać na wirtualne biuro we Wrocławiu. Co ciekawe, wirtualne biura zapewniają nie tylko adres korespondencyjny i adres do rejestracji firmy, ale oferują także dodatkowe usługi, jak powiadomienia, skanowanie i archiwizację korespondencji. Odchodzi Ci zatem masa niewdzięcznej, czasochłonnej papierkowej roboty.

Jakie jeszcze korzyści oferuje automatyzacja

Lepsza analityka i raportowanie oraz optymalizacja zasobów

Dzięki automatyzacji procesów, gromadzenia i przetwarzania danych, np. w systemach ERP, można nie tylko łatwiej śledzić postępy i identyfikować wąskie gardła, ale też znacznie lepiej wykorzystać aktualne zasoby ludzkie, jak i narzędziowe. W efekcie powinno to prowadzić do bardziej przejrzystego i efektywnego zarządzania czasem, pieniędzmi i ludźmi.

Standaryzacja procesów w firmie i szybsze wykonywanie zadań

Odpowiednie narzędzia do zarządzania projektami lub automatyzacją procesów dają możliwość zwiększenia efektywności i spójności w wykonywaniu zadań przez zespół, jak i poszczególnych pracowników.

Minimalizacja błędów ludzkich

Wdrożenie odpowiednich narzędzi do automatyzacji, standaryzacji i ciągłej poprawy procesów może ograniczyć błędy ludzkie i zwiększyć dokładność realizacji zadań. Pomocne w osiągnięciu tych celów są m.in. systemy ERP, automatyzacja, metodyki Lean/Six Sigma czy koncepcja Poka-Yoke.

Oszczędność czasu, zarówno pracowników, jak i kadry zarządzającej

Obydwie grupy zyskają  możliwość skupienia się na bardziej wartościowych zadaniach, wymagających kreatywności i strategicznego myślenia. Cel ten można osiągnąć wykorzystując narzędzia typu ERP, aplikacje do zarządzania projektami, automatyzacji czy analizy czasu pracy, ale również usługi typu wirtualne biura, które skutecznie odciążają firmy w zarządzaniu korespondencją. 

Poprawa jakości obsługi klienta

Szybsza i bardziej spójna obsługa zapytań i zamówień, a także stała jakość zautomatyzowanych procesów to recepta na większą satysfakcję klientów oraz lepszą jakość świadczonych usług. Pomocne są w tym systemy CRM, narzędzia do automatyzacji obsługi klienta, a także platformy samoobsługowe.

Możliwość lepszej skalowalności biznesu

Zautomatyzowane procesy, delegowane na dedykowane im oprogramowanie, jak np. systemy BPM, analityczne, ERP oraz do automatyzacji – jest znacznie łatwiej skalować w miarę rozwoju firmy i rosnącej ilości danych. Daje to przedsiębiorstwu większą elastyczność w dostosowywaniu się do dynamicznych zmian na rynku.

Większa satysfakcja pracowników z wykonywanej pracy

Ograniczenie rutynowych, często nudnych zadań, na rzecz bardziej ambitnych i wymagających projektów, daje nie tylko możliwość spełnienia się, ale także szansę zabłyśnięcia przed pracodawcą, czy też odkrycia nowych talentów. To także sposób na utrzymanie cennych pracowników w firmie. Pomocne okazują się w tym przypadku narzędzia do automatyzacji, zarządzania projektami, platformy szkoleniowe oraz systemy oceny pracowniczej oferujące informacje zwrotne.

Poprawa zgodności z regulacjami oraz bezpieczeństwa danych

Automatyczne systemy mogą okazać się pomocne w zachowaniu zgodności z regulacjami i standardami branżowymi, a także redukować ryzyko błędów i naruszeń. Służą do tego m.in. narzędzia wykorzystywane do automatyzacji zgodności z przepisami, cyberbezpieczeństwem, zarządzania ryzykiem, audytów oraz zarządzania danymi.

Potencjalne wyzwania w automatyzacji i sposoby ich przezwyciężania

Koszty początkowe

Wdrożenie zaawansowanych systemów automatyzacji może wymagać nakładów finansowych. Oczywiście ich wysokość będzie zależeć od wybranych narzędzi i usług. Z części technologii można w okrojonej wersji korzystać bezpłatnie, aby przetestować czy rzeczywiście ich implementacja przyniesie pożądane efekty. Inne, jak np. wirtualne biura, będą od samego początku stanowiły niewielki koszt w porównaniu np. z wynajmem przestrzeni biurowej. Oczywiście implementacja niektórych z narzędzi, np. tych dedykowanych pogłębionej analizie biznesowej, będzie związana z większym wyzwaniem finansowym. Warto przy tym pamiętać, że efektywność wdrożeń niejednokrotnie związana jest z odpowiednim przeszkoleniem pracowników, co również dobrze jest uwzględnić w budżecie firmy. 

Adaptacja pracowników

Mimo, że najczęściej bardzo na nich skorzystają, to właśnie pracownicy mogą na początku najbardziej opierać się zmianom i niechętnie akceptować nowe technologie w swojej pracy. W takim przypadku dobrym rozwiązaniem jest inwestycja w szkolenia, które nie tylko przyspieszą wdrożenie, ale pozwolą także pracownikom dostrzec pozytywne aspekty nowych rozwiązań. 

Integracja z istniejącymi systemami

Zależnie od zastanego długu technologicznego w firmie nowe narzędzia mogą nie współpracować bezproblemowo z już używanymi systemami. Dlatego zanim zdecydujesz się na wprowadzenie nowego rozwiązania warto przeprowadzić analizę dostępnych narzędzi. Taki audyt może zminimalizować potencjalne problemy techniczne i koszty związane z ich obchodzeniem.

Bezpieczeństwo danych

Przenoszenie procesów do systemów cyfrowych może wiązać się z ryzykiem naruszeń bezpieczeństwa danych. Jeśli Twoja firma przetwarza duże ich ilości, zapewne niezbędna okaże się dokładana analiza wstępna oraz regularne audyty potencjalnych zagrożeń, czy naruszeń prawa oraz implementacja odpowiednich środków bezpieczeństwa.

Automatyzacja a wielkość firmy

  • Małe firmy mogą skorzystać na automatyzacji, aby konkurować z większymi graczami. Proste narzędzia do zarządzania zadaniami, systemy CRM oraz wirtualne biura mogą znacząco poprawić ich efektywność oraz obniżyć całkowite koszty działania.
  • Średnie firmy mogą wdrożyć bardziej zaawansowane systemy ERP i BPM, aby lepiej zarządzać zasobami i procesami. Automatyzacja może pomóc im w standaryzacji działań i redukcji kosztów operacyjnych.
  • Duże przedsiębiorstwa często korzystają z kompleksowych rozwiązań, które obejmują zaawansowane systemy analityczne, sztuczną inteligencję oraz automatyzację produkcji. Celem automatyzacji w ich przypadku  jest optymalizacja całego łańcucha dostaw oraz zwiększenie skalowalności operacji.

Automatyzacja zależnie od branży

Dzięki odpowiedniemu podejściu do automatyzacji procesów biznesowych, firmy każdej wielkości i z każdej branży mogą znacząco zwiększyć swoją efektywność i konkurencyjność na rynku.

Efektem wszystkich wymienionych powyżej działań związanych z automatyzacją procesów biznesowych często jest zwiększenie efektywności firmy w zróżnicowanych obszarach, możliwość odciążenia pracowników i zarządzających z wykonywania rutynowych czynności oraz wieloaspektowa redukcja kosztów. W kolejnym artykule z cyklu automatyzacji procesów biznesowych przedstawimy sprawdzone na rynku narzędzia, technologie i usługi, które warto przetestować. 

Najnowsze artykuły

Customer Journey w praktyce: Historia dwóch dróg do wirtualnego biura w Poznaniu

Customer Journey w praktyce: Historia dwóch dróg do wirtualnego biura w Poznaniu Co łączy młodą projektantkę wnętrz i doświadczonego

Czytaj więcej

Jak zwiększyć lojalność klientów wobec marki?

Jak zwiększyć lojalność klientów wobec marki? Lojalność klienta napędza rozwój, chroni przed trudnymi czasami i buduje rozpoznawalność

Czytaj więcej

5 kluczowych elementów skutecznej analizy konkurencji

5 kluczowych elementów skutecznej analizy konkurencji Czy wiesz, że aż 61% firm przyznaje się do braku regularnej analizy konkurencji? To

Czytaj więcej
Wrocław miasto

Wrocław – zmiana częstotliwości odbioru poczty

Zwiększenie częstotliwości odbioru poczty dla Wrocławia Z radością informujemy, że w Biuro31 Wrocław odbieramy teraz pocztę trzy razy w

Czytaj więcej
automatyzacja procesów biznesowych

Jak zoptymalizować procesy biznesowe? Przegląd narzędzi do automatyzacji

Jak zoptymalizować procesy biznesowe? Przegląd narzędzi do automatyzacji W dynamicznym świecie biznesu, przedsiębiorcy nieustannie poszukują

Czytaj więcej

Jak przygotować firmę na kryzys gospodarczy?

Jak przygotować firmę na kryzys gospodarczy? Przygotowanie firmy na trudne czasy wymaga strategicznego podejścia, którego celem jest

Czytaj więcej