Блог
Конкурентна перевага завдяки автоматизації процесів та віртуальним офісам
Все більше компаній вирішують скористатися різними формами автоматизації бізнес-процесів та послугами, які її підтримують. Від впровадження часто дорогих систем ERP, BPM або CRM до переходу на недорогі послуги, наприклад, віртуальний офіс у Вроцлаві, який не тільки значно скорочує постійні витрати, але й звільняє компанію від обробки пошти. Дізнайтеся, які переваги дає автоматизація, а також з якими викликами стикаються компанії, що її впроваджують.
Що таке автоматизація бізнес-процесів
Автоматизація бізнес-процесів це як мати помічника, який ніколи не спить і просить підвищення зарплати. Вона передбачає використання технологій у роботі вашого бізнесу для заміни ручних рутинних завдань, щоб підвищити ефективність і точність операцій та усунути людські помилки. Використовуючи різноманітне програмне забезпечення та цифрові інструменти, а також користуючись додатковими послугами, ваш бізнес може працювати як добре змащена машина майже без втручання людини.
Уявіть, що замість того, щоб бігати з паперами, все відбувається само собою - виставляються рахунки, обробляються замовлення, здійснюється комунікація з клієнтами і система працює над залученням нових. Вам не потрібно хвилюватися, що хтось зробить помилку, забуде відправити важливий електронний лист або зателефонувати, або пропустить важливу кореспонденцію з офісу.
Більше не звинувачуйте бігову доріжку
Автоматизація Таким чином, це точно покладе край виправданням, що через потік повсякденних, рутинних справ у вас і ваших співробітників не вистачає часу, щоб зосередитися на стратегічній і творчій діяльності та рухати бізнес уперед. Більше того, компанія може вкладати більше грошей у розвиток та нові інвестиції.
Наприклад, якщо ви живете в Нижній Сілезії і керуєте інтернет-магазином або бізнесом, пов'язаним з технологіями, ви можете робити це з дому, наймати працівників дистанційно, доручати виконання ваших замовлень компаніям, що пропонують послуги з виконання, а також перенаправляти кореспонденцію вашої компанії до віртуального офісу у Вроцлаві. Цікаво, що віртуальні офіси не тільки надають вам адресу для листування та реєстрації вашої компанії, але також пропонують додаткові послуги, такі як повідомлення, сканування та архівування вашої кореспонденції. Таким чином, ви звільняєтесь від маси невдячної, трудомісткої паперової роботи, яка забирає багато часу.
Які ще переваги дає автоматизація
Покращена аналітика, звітність та оптимізація ресурсів
Автоматизація процесів, збору та обробки даних, наприклад, в ERP-системах, не лише полегшує відстеження прогресу та виявлення вузьких місць, але й дозволяє набагато ефективніше використовувати наявні людські та інструментальні ресурси. Як результат, це має призвести до більш чіткого та ефективного управління часом, грошима та людьми.
Стандартизація процесів компанії та швидше виконання завдань
Правильно підібрані інструменти управління проектами або автоматизації процесів дають можливість підвищити ефективність і узгодженість у роботі як команди, так і окремих співробітників.
Мінімізація людських помилок
Впровадження правильних інструментів для автоматизації, стандартизації та постійного вдосконалення процесів може зменшити кількість людських помилок і підвищити точність виконання завдань. ERP-системи, автоматизація, методології Lean/Six Sigma або концепція Poka-Yoke, серед іншого, допомагають у досягненні цих цілей.
Економія часу як для персоналу, так і для керівництва
Обидві групи отримають можливість зосередитися на більш цінних завданнях, які вимагають креативності та стратегічного мислення. Цього можна досягти за допомогою таких інструментів, як ERP, управління проектами, автоматизація або програми для аналізу часу, а також таких послуг, як віртуальні офіси, які ефективно звільняють компанії від тягаря управління кореспонденцією.
Покращення обслуговування клієнтів
Швидша та послідовніша обробка запитів і замовлень, а також стабільна якість автоматизованих процесів - це запорука більшої задоволеності клієнтів і кращого надання послуг. CRM-системи, інструменти автоматизації обслуговування клієнтів і платформи самообслуговування є корисними в цьому відношенні.
Можливість кращого масштабування бізнесу
Автоматизовані процеси, делеговані спеціальному програмному забезпеченню, такому як BPM, аналітика, ERP-системи та системи автоматизації, набагато легше масштабувати в міру зростання компанії та збільшення обсягів даних. Це дає компанії більшу гнучкість для адаптації до динамічних змін на ринку.
Підвищення задоволеності працівників роботою
Відмова від рутинних, часто нудних завдань на користь більш складних і вимогливих проектів - це не лише можливість самореалізації, але й шанс засяяти перед роботодавцем або відкрити в собі нові таланти. Це також спосіб утримання цінних працівників в компанії. Інструменти автоматизації, управління проектами, навчальні платформи та системи оцінювання співробітників, що передбачають зворотній зв'язок, виявляються корисними в цьому випадку.
Покращення відповідності нормативним вимогам та безпеки даних
Автоматизовані системи можуть виявитися корисними для забезпечення відповідності нормативним актам і галузевим стандартам, а також для зменшення ризику помилок і порушень. Цій меті слугують інструменти, що використовуються для автоматизації комплаєнсу, кібербезпеки, управління ризиками, аудиту та управління даними, серед іншого.
Потенційні виклики в автоматизації та шляхи їх подолання
Початкові витрати
Впровадження передових систем автоматизації може вимагати фінансових витрат. Звичайно, сума буде залежати від обраних інструментів і сервісів. Деякі технології можна використовувати в скороченій версії безкоштовно, щоб перевірити, чи дійсно їх впровадження принесе бажані результати. Інші, такі як віртуальні офіси, від самого початку становитимуть невеликі витрати порівняно, наприклад, з орендою офісних приміщень. Звичайно, впровадження деяких інструментів, наприклад, призначених для поглибленого бізнес-аналізу, буде пов'язане з більшими фінансовими витратами. Водночас варто пам'ятати, що ефективність впровадження часто пов'язана з відповідним навчанням співробітників, яке також варто передбачити в бюджеті компанії.
Адаптація персоналу
Хоча вони зазвичай отримують від них значну вигоду, саме працівники можуть спочатку найбільше опиратися змінам і неохоче приймати нові технології у своїй роботі. У такому випадку варто інвестувати в навчання, яке не лише пришвидшить впровадження, але й дозволить працівникам побачити позитивні сторони нових рішень.
Інтеграція в існуючі системи
Залежно від існуючого технологічного боргу компанії, нові інструменти можуть не працювати безперебійно з системами, які вже використовуються. Тому, перш ніж приймати рішення про впровадження нового рішення, варто провести аналіз наявних інструментів. Такий аудит може мінімізувати потенційні технічні проблеми та витрати, пов'язані з їх вирішенням.
Безпека даних
Переведення процесів у цифрові системи може бути пов'язане з ризиком порушення безпеки даних. Якщо ваша компанія обробляє великі обсяги даних, ймовірно, знадобиться ретельний початковий аналіз і регулярний аудит потенційних ризиків або порушень, а також впровадження відповідних заходів безпеки.
Автоматизація та розмір компанії
- Малі компанії можуть отримати вигоду від автоматизації, щоб конкурувати з більшими гравцями. Прості інструменти управління завданнями, CRM-системи та віртуальні офіси можуть значно підвищити їхню ефективність і знизити загальні витрати на роботу.
- Середні компанії можуть впроваджувати більш досконалі системи ERP та BPM для кращого управління ресурсами та процесами. Автоматизація може допомогти їм стандартизувати операції та зменшити операційні витрати.
- Великі компанії часто використовують комплексні рішення, які включають передові аналітичні системи, штучний інтелект та автоматизацію виробництва. Метою автоматизації в їхньому випадку є оптимізація всього ланцюжка поставок і збільшення масштабованості операцій.
Галузева автоматизація
При правильному підході до автоматизації бізнес-процесів компанії будь-якого розміру та галузі можуть значно підвищити свою ефективність та конкурентоспроможність на ринку.
- Виробництво - Автоматизація у виробничих компаніях може включати, наприклад, промислових роботів, системи управління виробництвом і автоматизовані складальні лінії.
- Торгівля - Переваги автоматизації можуть включати управління запасами, обслуговування клієнтів і виконання замовлень.
- Послуги - З іншого боку, сфера послуг може ефективно використовувати інструменти CRM, автоматизацію маркетингу та віртуальні офіси для покращення обслуговування клієнтів та управління ресурсами.
Результатом усіх вищезгаданих заходів з автоматизації бізнес-процесів часто є підвищення ефективності компанії в різних сферах, можливість звільнити співробітників і менеджерів від рутинних завдань і багатогранне скорочення витрат. У наступній статті нашого циклу про автоматизацію бізнес-процесів ми розповімо про перевірені ринком інструменти, технології та сервіси, які варто протестувати.
Останні статті
Збільшення частоти забирання пошти у Вроцлаві Ми раді повідомити, що Office31 Вроцлав відтепер забирає пошту тричі на тиждень.
Як оптимізувати бізнес-процеси? Огляд інструментів автоматизації У динамічному діловому світі підприємці постійно шукають нові можливості
Ефективна сегментація клієнтів - кейс: віртуальний офіс Mokotów Незалежно від того, чи ви тільки починаєте, чи вже маєте бізнес,
Як запустити продукт, маючи віртуальний офіс у Познані Запуск нового продукту на ринок - це складний і відповідальний процес,
Як ефективно формувати лояльність клієнтів? Перевірені стратегії для компаній У сучасному конкурентному світі бізнесу лояльність клієнтів
Конкурентна перевага завдяки автоматизації процесів та віртуальним офісам Все більше компаній обирають різні форми
