Віртуальний офіс - це послуга надання вам офісної адреси, яку ви можете використовувати при реєстрації вашої компанії, а також зробити її доступною для листування, включити її у ваші маркетингові матеріали, веб-сайт, Facebook, візитні картки та використовувати відповідно до правил, що містяться в договорі та регламенті.

Обираючи послугу "Офіс 31", ви отримуєте ряд переваг:

• Оптимізація витрат
• Збереження конфіденційності
• Свобода дій
• Престижна бізнес-адреса в центрі Познані та Варшави

Хоча сама назва вказує на те, що офіс є віртуальним, це не зовсім так. Офіс за вказаними адресами реально існує, і ви можете ним користуватися в межах, передбачених умовами договору та регламентом.

Більшість клієнтів віртуального офісу - підприємці, однак це не є правилом; віртуальний офіс можуть використовувати непідприємці, фонди, асоціації та інші типи суб'єктів господарювання.

Звісно, віртуальними вони є лише в назві. Ви можете знайти фотографії наших локацій у різних містах у розділах галерея.

Віртуальний офіс не для:

• Здійснення незаконної діяльності
• Приховування своєї особи від служб або кредиторів

Ми усвідомлюємо, що компанії, зареєстровані в одній локації, можуть опосередковано впливати на імідж локації, тому ми захищаємо наших клієнтів, перевіряючи наступних підприємців, які бажають скористатися послугою "Офіс 31". Перед укладенням договору кожен підприємець проходить перевірку відповідно до чинного законодавства.

Крім того, ми співпрацюємо з податковими органами, митницею, судовими виконавцями, судами, такими службами, як поліція - якщо є підозра, що один з наших клієнтів порушує закон, його дані будуть передані уповноваженим службам (у разі офіційного запиту).

Послуга віртуального офісу, яка полягає в наданні приміщень для ведення господарської діяльності та обробки кореспонденції суб'єктів господарювання, є повністю легальною. Наші клієнти, укладаючи з нами договір, отримують юридичне право використовувати наші адреси в таких реєстрах, як CEIDG або KRS. Жоден орган не має жодних правових підстав ставити під сумнів законність діяльності компанії, яка працює за адресою, де знаходиться багато інших суб'єктів господарювання. Спроби відмовити в реєстрації NIP або ПДВ у випадку компаній, що використовують віртуальні офіси, були скасовані польськими судами, і ця проблема більше не існує. Ми також отримали свідоцтво, видане Національною податковою адміністрацією (KAS), про реєстрацію в Реєстрі діяльності компаній або трастів - реєстраційний номер: RDST-380. У разі необхідності можна записатися на прийом до посадових осіб у приміщенні нашого віртуального офісу, попередньо забронювавши його та переконавшись, що він вільний на той момент.

Ні.

Пропозицією нашого віртуального офісу також можуть скористатися фізичні особи, які не займаються підприємницькою діяльністю (тобто приватні особи), а також будь-які інші організації, такі як асоціації, фонди та інші.

Єдина відмінність у випадку з непідприємницькими особами або установами полягає в тому, що з нашого боку іменний рахунок-фактура виставляється без ІПН.

Наша адреса може бути використана фізичною особою, наприклад, як поштова адреса, якою вона ділиться з іншими особами для контактів, на своєму веб-сайті, візитних картках, Facebook, для незареєстрованої діяльності тощо.

Ми розуміємо, що спочатку обсяг інформації може здатися великим, тому спрощуємо:

• Ви орендуєте у нас реєстраційну та/або поштову адресу на один рік і можете використовувати її для реєстрації вашого бізнесу, в якості юридичної адреси, на вашому веб-сайті, в Google та інших місцях.
• Після укладення та оплати договору ми будемо збирати для вас вашу кореспонденцію, яка надходитиме до нашої поштової скриньки, про що ви отримаєте повідомлення електронною поштою разом із фотографією (супровідного листа або конверта) та інструкціями щодо того, як забрати лист самостійно (або за дорученням, вашою довіреною особою) з нашого офісу.
  • у випадку консультаційного листа ви отримаєте його у місцевому поштовому відділенні
• Листи, які надходять до нашої поштової скриньки, ми переміщуємо до офісних приміщень, де є система скриньок з електронним замком, де кожна скринька має змінний PIN-код, присвоєний нами
  • У вас є 3 дні з моменту отримання електронного повідомлення, щоб забрати лист
  • якщо лист, покладений до скриньки, не буде забраний вчасно, ми зберігатимемо його для вас безкоштовно, і ви зможете забрати його пізніше у зручний для вас час
• Якщо потрібно, ми відскануємо лист для вас, але це не є нашою основною послугою, тому за неї стягується додаткова плата
• В рамках річної підписки ви маєте певну кількість годин доступу до офісних приміщень, наприклад, для віддаленої роботи, зустрічей з клієнтами
  • Однак ми не пропонуємо ексклюзивне користування приміщенням; приміщення працює на основі коворкінгу, і інші наші клієнти можуть перебувати в приміщенні під час вашого візиту, наприклад, щоб забрати свою кореспонденцію.
• Зв'язок з нами здійснюється за допомогою електронної пошти, чату, віддалених каналів, укладення договору через Інтернет, договір не потрібно сканувати, підписувати або надсилати назад, а в наших офісах немає постійних співробітників. Ми орієнтуємося на сучасність та автоматизацію процесів, саме тому ми можемо запропонувати такі привабливі ціни на послуги.

Ви знайдете всі деталі в інших розділах цього FAQ та на сайті детальна пропозиція.

Будь ласка, зв'яжіться з нами електронною поштою biuro@biuro31.pl якщо ви не знайшли відповіді на свої запитання.

На ринку є багато віртуальних офісів, тож що робить Office31 особливим?

1. Низька ціна - стандартна ціна послуги у наших конкурентів становить близько 50 злотих нетто/місяць, у нашій компанії, завдяки застосованим процесам, політикам, автоматизації, а також зосередженню на наданні необхідних послуг нашим клієнтам, ми можемо знизити цю ціну до 20 злотих нетто/місяць. Слід додати, що наша ціна не є обмеженою в часі акцією, це фіксована ціна з року в рік.
2. Доступ до офісу 24/7 - в той час як інші офіси закриваються о 17:00 в п'ятницю і відкриваються о 9:00 в понеділок, у нас він відкритий 24/7. Це дуже важливо, ми самі підприємці і знаємо, що вільного часу часто не вистачає. Вам прийшов лист, і ви хочете забрати його, наприклад, о 3 годині ночі в суботу? З нами це можливо, але не з нашими конкурентами.
3. Безконтактний - для деяких, з різних причин, важливо отримувати свої листи без контакту з іншими людьми, з нами це можливо. Доступ до офісу автоматизований, і ви не зустрінете наших співробітників на місці.
4. Автоматизований спосіб укладення договору, повністю онлайн. З нами ви можете укласти договір 24/7, ми не вимагаємо, щоб ви роздруковували, підписували, сканували або надсилали договір назад. Все відбувається онлайн. У той час як інші компанії часто надають максимум контактну форму, а укладення договору відбувається в робочі дні, зазвичай між 9 ранку і 5 вечора, у нас договори генеруються складною ІТ-системою, тому не виникне жодних проблем з укладенням договору на вихідних, наприклад, посеред ночі.
5. Простота і прозорість - наш девіз. Ми пропонуємо послуги, які описані в детальна пропозиція на нашому сайті, обробляти кореспонденцію, повідомляти, архівувати, надавати або сканувати за запитом, детально описувати на нашому сайті, як ми надаємо послуги, надавати типовий договір для ознайомлення перед укладенням договору. Ми прагнемо зробити все зрозумілим і прозорим для наших майбутніх клієнтів.

Запрошуємо вас скористатися нашими послугами укласти договір.

Так.

У нас є додаткова послуга сканування пошти, яка надається за запитом і не входить до річної підписки.

Водночас ми заохочуємо використовувати електронний зв'язок з такими установами, як ZUS або США, що може значно зменшити потребу в скануванні.

Детальну інформацію про електронні скарги можна знайти в нашому спеціальну статтю.

Сервіс сканування працює наступним чином:

1. Ви отримаєте повідомлення на електронну пошту з фотографією конверта з листом
2. Відповісти на електронний лист із проханням надіслати скановану копію змісту листа.
3. Ви отримаєте скановану версію електронною поштою разом з рахунком-фактурою для оплати.
4. Після оплати ми виставимо рахунок-фактуру 23%.

Саме сканування буде здійснено під час наступного візиту нашого співробітника до офісу.

З березня 2024 року послуга сканування буде передплаченою, повністю керованою через Панель клієнта (без електронної пошти).

Вартість сканування становить 5 злотих нетто + 23% ПДВ за лист обсягом до 5 сторінок, наприклад:

• 1 лист, 5 сторінок = 5 злотих нетто + 23% ПДВ
• 1 лист, 7 сторінок = 10 злотих нетто + 23% ПДВ
• 2 листи, кожна 1 сторінка = 10 злотих нетто + 23% ПДВ
• 2 листи, 4 сторінки кожен = 10 злотих нетто + 23% ПДВ
• 2 листи, один на 2 сторінки, інший на 7 сторінок = 15 злотих нетто + 23% ПДВ

З березня 2024 року послуга сканування буде передплаченою.

Детальний прайс-лист, що діє з березня 2024 року, представлений нижче:

• 5 жетонів = 25 злотих нетто + 23% ПДВ
• 10 жетонів = 45 злотих нетто + 23% ПДВ
• 20 жетонів = 85 злотих нетто + 23% ПДВ
• 50 жетонів = 200 злотих нетто + 23% ПДВ

Один токен дозволяє відсканувати лист обсягом до 5 сторінок. Наприклад, для листа на 7 сторінок потрібно два токени.

Ні, у нас немає служби перенаправлення, якщо така послуга потрібна, можна скористатися послугою Перенаправлення через польську пошту.

Кореспонденція, яка надходить на нашу поштову скриньку, буде зібрана нами і, якщо не буде зібрана вами, заархівована.

Ви зможете забрати його у зручний для вас час у нашому офісі після того, як заздалегідь повідомите про своє бажання забрати його.

У разі розірвання договору ми можемо повернути вам всю архівну кореспонденцію за вашим запитом. Орієнтовна вартість послуги становить 20 злотих нетто (залежно від обсягу кореспонденції та можливих змін у прайс-листах логістичних компаній, таких як InPost).

Особливо це стосується листів, отримання яких має бути засвідчене власноручним підписом.

Отримання такого листа від вашого імені може мати для нас юридичні наслідки, оскільки, підписуючись від вашого імені, ми засвідчуємо отримання листа.

Ми не в змозі взяти на себе ризики, пов'язані з такими ситуаціями, тому такої послуги не існує і не буде існувати.

Ми також не можемо розрізнити, який тип листа буде отримано, тому ми не збираємо листи, що вимагають квитанції для клієнтів.

Ви все ще можете уповноважити будь-яку особу отримати лист від вашого імені.

Для листів від усіх видів органів влади (США, соціальне забезпечення, KRS тощо) ми рекомендуємо замінити рекомендовані листи на спілкування через Інтернет - Електронна доставка.

Наша послуга є найдешевшою у своєму роді в Познані та Варшаві, і, можливо, у всій Польщі!

Загальна вартість послуги становить 295,20 злотих брутто на рік.

Мінімальна тривалість контракту - один рік - неможливо придбати підписку на інший період часу, немає можливості платити щомісяця, лише авансом за рік.

Наші ціни конкурентоспроможні, тому що ми не нав'язуємо непотрібних додаткових послуг "за ціною", у нас немає постійного персоналу в офісі, ми намагаємося автоматизувати процеси - ми просто зосереджуємося на тому, що має найбільше значення - наданні послуг, яких ви потребуєте.

Це залежить від кількості. Для двох-трьох компаній ціна залишається стандартною, тобто 2 або 3 х річна сума передплати. Для більшої кількості компаній ціна обговорюється. Однак, будь ласка, зверніть увагу, що ми пропонуємо послугу за дуже привабливою ціною, тому розмір наданої знижки не буде обчислюватися десятками відсотків.

Рішення залишається за вами. Ми нічого не приховуємо, чітко представляємо принципи, за якими працюємо, надаємо вам типовий договір, детальну інформацію про нашу пропозицію, в розділі FAQ описано, як ми надаємо наші послуги, а також чого ви не отримаєте з нами. Однак, будь ласка, зверніть увагу, що річна вартість послуги у нас зазвичай дорівнює 3-4 місяцям обслуговування віртуального офісу у наших конкурентів. Ми вважаємо, що співвідношення ціна/якість нашого сервісу знаходиться на максимально можливому рівні. Ми запрошуємо вас скористатися нашими послугами, а якщо наша пропозиція вам не підходить або є недостатньою, ми запрошуємо вас скористатися послугами наших конкурентів. Ми пишемо про це відкрито, тому що ми дбаємо про задоволених клієнтів, які отримали від нас послугу, яку вони очікували.

У випадку з фізичними особами договір можна укласти, наприклад, 20 грудня 2023 року, а датою початку надання послуг вписати, наприклад, 1 січня 2024 року, оскільки саме в цей день ви маєте намір зареєструвати свій бізнес в CEIDG. Це варіант для тих, хто вважає за краще все підготувати заздалегідь, а не в останню хвилину. У наведеному вище прикладі договір буде діяти з 1 січня 2024 року по 1 січня 2025 року, хоча договір був укладений 20 грудня 2023 року.

У випадку з компаніями, договір повинен набути чинності з дати укладення установчого договору, оскільки в самому установчому договорі, незважаючи на те, що він не внесений до KRS, в якості адреси компанії вказана наша адреса.

У 100% онлайн, без друку, сканування та особистих візитів. Ми орієнтуємося на сучасність та екологічність. Лише три простих кроки відділяють вас від укладення договору з нами, 

1. заповніть форма на нашому сайті.
2. зробити верифікаційний переказ. Це простий банківський переказ у розмірі 1 копійки. Номер рахунку знаходиться в розділі Контакти.
3 Підтвердіть за допомогою SMS своє бажання укласти договір. Ви отримаєте від нас SMS-повідомлення з проханням підтвердити бажання укласти договір, просто дайте відповідь на нього.

Після цих кроків для вас буде згенеровано договір та проформа для оплати. Після оплати проформи ви отримаєте необхідний доступ та додаткову інформацію щодо користування нашими послугами.

Все робиться так само, як описано вище для існуючих компаній. Найголовніше - укласти договір до реєстрації компанії в CEIDG або після його реєстрації, але того ж дня. В іншому випадку ми маємо справу з позадоговірним використанням нашої адреси, що може мати юридичні наслідки.

У випадку з ФОП ми маємо справу з фізичною особою, сама компанія не має статусу юридичної особи. Це означає, що договір, укладений до моменту реєстрації нової діяльності в CEIDG з фізичною особою (на ім'я та прізвище, без зазначення назви компанії), дає право на використання віртуального офісу після реєстрації діяльності в CEIDG. У момент реєстрації в CEIDG автоматично присвоюється ІПН. У самому договорі не буде вказано ІПН та назву компанії, але рахунок-фактура з ПДВ буде виписаний з назвою компанії та її ІПН, щоб ви могли включити його до витрат на ведення бізнесу. Після того, як ви зареєструєте свій бізнес, будь ласка, зв'яжіться з нами і повідомте нам ідентифікаційний номер ПДВ вашої компанії.

Зверніть увагу - у разі укладення договору з нами після реєстрації компанії в CEIDG, слід звернути увагу, що перевірочний переказ в розмірі 1 копійки повинен бути здійснений з банківського рахунку, який не був створений з використанням нашої адреси. Це може бути приватний рахунок власника компанії.

Товариства з обмеженою відповідальністю, акціонерні товариства (в тому числі УРП) мають власну правосуб'єктність. У цій ситуації договір про надання послуг віртуального офісу укладається з компанією, яка може бути представлена фізичною особою, найчастіше членом ради директорів, президентом компанії або довіреною особою чи адвокатом.

У випадку нових компаній, які ще не були зареєстровані в KRS, ми маємо справу з товариствами з обмеженою відповідальністю або акціонерними товариствами, які також можуть укладати договори. Такі договори є обов'язковими до виконання і не потребують подальших додатків після внесення компанії до KRS.

Ми укладаємо договір на віртуальний офіс з новою компанією в день укладення установчого договору, а не в день реєстрації компанії в KRS. Якщо компанія вже зареєстрована в KRS за нашою адресою, а договору з нами немає, ми маємо справу з бездоговірним використанням нашої адреси, що може мати юридичні наслідки.

Кроки для реєстрації нової компанії за адресою віртуального офісу:

1. Надішліть нам інформацію на адресу biuro@biuro31.pl про те, що ви хочете зареєструвати нову компанію на нашу адресу. Прикріпіть до листа pdf-підтвердження з вашого банку про переказ 1 копійки. Номер рахунку для переказу ви знайдете у вкладці Контакти.
2. Укладіть установчий договір через систему s24 або нотаріально. На цьому етапі ви можете використовувати нашу адресу як адресу вашої компанії.
3. Заповніть форма на нашому сайті, де ви прикріплюєте підписаний статут та надаєте інші необхідні дані
4. Після того, як ви заповните форму, ви отримаєте від нас SMS-повідомлення. Відповідайте на нього, підтверджуючи свою готовність укласти договір.

Після оплати рахунку-проформи буде виставлено рахунок-фактуру з ПДВ. Ви отримаєте рахунок-фактуру, як тільки ви надасте нам ПДВ-номер компанії, але не пізніше встановленого законом терміну, тобто до 15 числа місяця, наступного за місяцем, в якому з нами було укладено договір.

Якщо ваша компанія не отримає номер ІПН у встановлений законом термін, ми виставимо рахунок-фактуру за послугу без ІПН. У такому випадку, для того, щоб рахунок-фактура був віднесений до витрат нової компанії, необхідно буде надіслати нам виправну накладну до отриманого рахунку-фактури, де буде вказано ІПН вашої компанії.

Цивільні, повні, партнерські та командитні товариства не мають власної правосуб'єктності. Від їхнього імені контракти укладають особи, уповноважені представляти їх, як правило, один з партнерів, а у випадку цивільного партнерства - всі партнери.

Договір може бути укладений після внесення компанії до відповідного реєстру - CEIDG або KRS.

Кроки для реєстрації нової компанії за адресою віртуального офісу:

1. Надсилайте нам інформацію на адресу biuro@biuro31.plщо ви хочете зареєструвати нову компанію на нашу адресу. Прикріпіть до листа pdf-підтвердження з вашого банку про контрольний переказ у розмірі 1 копійки. Номер рахунку для переказу ви знайдете у вкладці Контакти.
2. Укладіть партнерську угоду.
3. Після того, як компанія буде внесена до CEIDG або KRS, заповніть форма на нашому сайті.
4. Після того, як ви заповните форму, ви отримаєте від нас SMS-повідомлення. Відповідайте на нього, підтверджуючи свою готовність укласти договір.

Після оплати рахунку-проформи буде виставлено рахунок-фактуру з ПДВ. Ви отримаєте його у встановлений законом термін, тобто до 15 числа місяця, наступного за місяцем, в якому з нами було укладено договір.

Фонди та асоціації мають правосуб'єктність з моменту їх реєстрації в Національному судовому реєстрі, тому з цього моменту вони існують і можуть укладати договори. Процедура укладення договору на віртуальний офіс у вищезазначеному випадку виглядає наступним чином:

1. Надішліть нам інформацію на адресу biuro@biuro31.pl про те, що ви хочете зареєструвати нову фундацію або асоціацію за нашою адресою. Прикріпіть до листа підтвердження у форматі pdf з вашого банку про переказ коштів у розмірі 1 копійки. Номер рахунку для переказу можна знайти за посиланням Контакти.
2. Зареєструйте фонд/об'єднання і дочекайтеся, поки вони будуть внесені до Національного судового реєстру (це може зайняти кілька тижнів, а у випадку формальних помилок - навіть місяців).
3. Заповніть форма на нашому сайті, де ви введете інші необхідні дані
4. Підтвердіть за допомогою SMS, що бажаєте укласти договір.

Після оплати рахунку-проформи буде виставлено рахунок-фактуру з ПДВ. Ви отримаєте рахунок-фактуру, як тільки ви надасте нам свій ПДВ-номер, але не пізніше встановленого законом терміну, тобто до 15 числа місяця, наступного за місяцем, в якому з нами було укладено договір.

Якщо ваша фундація/асоціація не отримає реєстраційний номер платника ПДВ до встановленого законом терміну, ми виставимо рахунок-фактуру за послугу без реєстраційного номера.

Ні, договір укладається через інтернет, в наших офісах немає співробітників, які були б присутні для підписання договорів. Ми також не укладаємо контракти по листуванню. Ми управляємо 100% онлайн.

Перевірочний переказ в розмірі однієї копійки (0,01 злотого) використовується для підтвердження даних особи або компанії, яка укладає з нами договір.

Виконання переказу є обов'язковою умовою для укладення договору.

Ми навмисно не інтегрували верифікацію переказів у платіжні шлюзи, як це робиться в інтернет-магазинах, щоб запобігти підозрам, що це якась спроба фішингу.

Введіть номер вашого рахунку (вкладка Контакти) і просимо вас здійснити переказ самостійно у зручний для вас спосіб (наприклад, через банківський додаток, веб-сайт банку, або, можливо, навіть у відділенні банку чи по телефону).

Переказ повинен бути здійснений з банківського рахунку особи або компанії, яка укладає з нами договір.

Це може бути приватний рахунок, наприклад, якщо ви маєте справу з компанією, яка ще не зареєстрована або не має банківського рахунку. Це може бути рахунок компанії, якщо він є у вже існуючої компанії.

Підтверджувальний переказ також може бути здійснений з банківського рахунку довіреної особи, якщо саме вона укладає договір від імені компанії.

Однак ми не приймаємо підтверджувальні перекази з банківського рахунку, зареєстрованого на нашу адресу.

Йдеться про ситуацію, наприклад, коли компанія була зареєстрована за нашою адресою без укладення з нами договору, потім звернулася в банк для відкриття рахунку ROR, а в якості адреси компанії вказала адресу нашого віртуального офісу. У цій ситуації в банківському переказі буде вказана адреса нашого офісу, вона не буде прийнята нами як спосіб підтвердження ваших даних.

Ми також не приймаємо верифікаційні перекази, здійснені через сторонні компанії, які не перевіряють вашу особу перед переказом грошей на наш рахунок (наприклад, Польська пошта) або перед тим, як ви відкриєте в них рахунок.

Ми усвідомлюємо, що бувають ситуації, коли у когось немає банківського рахунку, але в цій ситуації ми змушені відмовитися від договору.

Правильно заповнений верифікаційний переказ є необхідною умовою для того, щоб ми могли почати надавати вам послуги віртуального офісу.

Ви можете оплатити сам контракт з будь-якого рахунку за вашим бажанням, будь то приватний рахунок, рахунок компанії, рахунок третьої сторони або іншої компанії. Для нас це не має значення, на відміну від верифікаційного переказу, тут повна свобода.

Доступний типовий договір тут.. Умови контракту є "стандартними" і суттєво не відрізняються від тих, що пропонуються іншими конторами. Наша відмінність полягає в тому, що ми надаємо вам договір заздалегідь, щоб ви могли ознайомитися з ним до його укладення і без часового тиску.

Зверніть увагу, що це шаблон. Його не потрібно роздруковувати, підписувати та надсилати нам.

Ми не укладаємо контракти заднім числом, це незаконно і може мати серйозні наслідки.

Однак, якщо мова йде про укладення договору негайно, на місці, то це можливо. Ми розуміємо, що підприємці стикаються з різними викликами, іноді з необхідністю укласти договір, наприклад, о 22:00, коли більшість компаній вже зачинені і немає можливості це зробити. Однак наша ІТ-система побудована таким чином, що договір можна укласти онлайн без зайвої паперової тяганини чи контакту з нами в режимі реального часу.

Однак це не означає, що ви пропустите якісь кроки, вам все одно доведеться пройти через стандартний процес, який варіюється залежно від того, чи маєте ви справу з існуючою компанією або новоствореною компанією, можливо, новим підприємцем.

У нагальній ситуації згенеруйте підтвердження переказу з вашого банку та надішліть його нам на електронну адресу biuro@biuro31.pl.

Заповніть форму та, у випадку нових компаній, спочатку укладіть Меморандум про заснування, а потім заповніть форму, прикріпивши до неї Меморандум про заснування, і дайте відповідь на SMS, що підтверджує ваше бажання укласти договір.

Якщо ви не зв'язуєтеся з нами, вам слід, зі свого боку, переконатися, що ви виконали всі формальності і розумієте умови, на яких ми працюємо - будь ласка, дивіться розділ детальна пропозиція і весь розділ поширених запитань. Верифікаційний переказ не може бути здійснений з банківського рахунку, зареєстрованого за нашою адресою.

Ось і все, після завершення формальностей ви можете користуватися нашою адресою. Одразу ж. Максимум на наступний робочий день (у випадку нічних годин з наведеного прикладу), якщо все пройде успішно, ви отримаєте договір (з фактичною датою його укладення онлайн, тобто попереднім днем) і проформу для оплати.

Після оплати проформи буде надано весь доступ, надано додаткову інформацію і, врешті-решт, виписано рахунок-фактуру 23%.

Стандартно договір укладається строком на 12 місяців з авансовим платежем за один рік. Для наших постійних клієнтів наступні контракти, наприклад, у разі закриття бізнесу або продажу компанії, також можуть бути укладені на 3 або 6 місяців.

Ні. Послуга оплачується один раз, наперед, терміном на один рік. Ми вирішили зробити це, тому що дуже багато людей пропускають платежі вчасно, це створює додаткову роботу з розсилкою нагадувань і відстеженням того, чи надійшли платежі. Це також означає додаткові рахунки-фактури, а все це означає додаткову роботу і додаткові витрати. Одноразовий платіж дозволяє нам зменшити кількість зайвої роботи і, таким чином, запропонувати вам послугу за дуже привабливою ціною.

Ви можете використовувати цю адресу з дати тривалість контракту зазначена в договорі, будь ласка, не плутайте її з датою укладення договору.

Договір може бути укладений раніше і вступити в силу з майбутньої дати, в залежності від вибору клієнта.

Якщо, наприклад, договір було укладено сьогодні і дата закінчення терміну дії договору також вказана на сьогодні, в цій ситуації ви вже можете використовувати адресу з сьогоднішнього дня.

Важливим моментом є те, що зазвичай у вас є 7 днів (вказано в рахунку-фактурі), щоб оплатити послугу.

Ви можете використовувати адресу і, наприклад, зареєструвати свій бізнес або змінити адресу ще до того, як рахунок-фактура буде оплачений.

Однак лише після оплати рахунку-фактури ви отримаєте доступ до приміщення і фактично почнеться надання послуг (наприклад, ви отримуватимете сповіщення про нову пошту).

Це важливо, тому що якщо ви отримаєте будь-яку пошту до дня оплати договору, наприклад, звичайний лист, ви зможете забрати його лише тоді, коли оплатите послугу віртуального офісу.

Ні. Ми припускаємо, що наші клієнти будуть зацікавлені в продовженні користування нашими послугами, і ми не пов'язуємо їх назавжди. Коли контракт закінчується, система згенерує електронний лист з нагадуванням про закінчення контракту. Електронний лист міститиме інструкції про те, як укласти новий контракт на наступний рік. В останній день дії контракту ви отримаєте SMS з підтвердженням закінчення терміну дії контракту. Ігнорування нагадувань означатиме закінчення терміну дії контракту без додаткових платежів. 

Так, тут ми розрізняємо кілька ситуацій. Споживач, який уклав договір на відстані або поза приміщенням, може відмовитися від договору протягом 14 днів без пояснення причин і без понесення витрат. Під споживачем мається на увазі фізична особа, в тому числі фізична особа-підприємець.

Після закінчення 14 днів договір також може бути розірваний у будь-який час, але повне або часткове відшкодування в такому випадку не надається.

Трапляється, що на наші офісні адреси реєструються компанії, які не укладали з нами жодних договорів і не оплачували послуги. Це тягне за собою серйозні юридичні наслідки. Перш за все, ми перебуваємо в постійному контакті з податковими органами, яким надаємо актуальну інформацію про компанії, які не є нашими клієнтами, але, тим не менш, зареєстровані за нашою адресою в різних реєстрах, таких як CEIDG, KRS, ПДВ. 

Податкова ініціює процедуру розслідування, спрямовану на виключення компанії/компаній спочатку з ПДВ, а потім з CEIDG, KRS через відсутність правового титулу на використання адреси.

Крім того, всі податкові накладні, виписані такою компанією, можуть бути оскаржені та визнані недійсними.

Будь-яка кореспонденція, що надходить на адресу віртуального офісу, адресована компанії, яка використовує нашу офісну адресу на позадоговірній основі, буде знищена.

Ось чому так важливо спочатку укласти з нами договір, а вже потім реєструвати компанію за нашою адресою. Інакше може статися так, що підприємець звернеться до нас з наміром укласти договір, наприклад, на фірму, яка вже деякий час зареєстрована за нашою адресою в Національному судовому реєстрі, але його фірма вже була подана нами до податкової інспекції як така, що незаконно використовує нашу адресу.

Познань

Адреса нашого офісу: A. Szamarzewskiego 21 lok. 2, 60-514 Poznań

Пошта:
FUP Познань 37
вул. Августина Шамаржевського, 54
60-580 Познань
Тел: 885-900-497

Податкова інспекція Познань-Єжице
61-845 Познань, вул. Стшелецька 2/6

Філія ZUS I в Познані
60-908 Познань, вул. Домбровського 12

Окружний суд міста Познань Нове Місто та Вільда в Познані (реєстрація нових компаній)
VIII КОМЕРЦІЙНИЙ ВІДДІЛ НАЦІОНАЛЬНОГО СУДОВОГО РЕЄСТРУ
61-003 Познань, ul. Chlebowa 4/8, pok 227
Телефон: 61 640 90 00 або 61 647 37 35
e-mail: wydzial8@poznan-nowemiasto.sr.gov.pl

Варшава

Адреса нашого офісу: W. Pytlasińskiego 16/13, 00-777 Warsaw

Податкова інспекція Варшава - Мокотув
Вулиця Постенпу, 16А
02-676 Варшава
Тел: 22 50-20-000
Тел: 22 50-20-215 (секретаріат)
e-mail: us.warszawa.mokotow@mf.gov.pl

Філія ZUS III у Варшаві
вул. Черняховського, 16
00-701 Варшава

ОКРУЖНИЙ СУД СТОЛИЧНОГО МІСТА ВАРШАВА
XIII Комерційний відділ Національного судового реєстру
вул. Черняховського, 100
00-454 Варшава
Тел: 22 44 00 687, 22 44 00 689

Польське поштове відділення - UP Warsaw 36
Вулиця Хелмська 29
00-726 Варшава
Тел: 504-708-458

Вроцлав

Адреса нашого офісу: Św. Mikołaja 8/11 lok. 208, 50-125, Wrocław

Пошта:

UP Вроцлав 3

Вулиця Руська, 45
50-131 Вроцлав

Телефон
713471903

Податкова інспекція Вроцлава - Старе Місто

Вулиця Іновроцлавська, 4
53-654 Вроцлав

e-mail: us.wroclaw.stare_miasto@mf.gov.pl

Філія ZUS у Вроцлаві
50-930 Вроцлав, вул. Претфіча, 11

Окружний суд Вроцлав-Фабрична у Вроцлаві (реєстрація нових компаній)

VI Комерційний відділ Національного судового реєстру

вул. Познанська, 16
53-630 Вроцлав

Коли вам потрібно буде забрати якусь кореспонденцію, ви отримаєте повідомлення на електронну пошту. Повідомлення міститиме фото конверта з листом, щоб було зрозуміло, хто відправник, номер скриньки та PIN-код до неї.

Ми не надаємо послуги повернення. Ми можемо відсканувати лист (за додаткову плату). Ви також можете скористатися послугою прямого повернення через Польську пошту, детальніше тут..

Актуальну інформацію можна знайти в договорі, і вона може відрізнятися в різних містах. Однак, стандартний термін зберігання кореспонденції клієнта у скриньці становить 3 дні (72 години) з моменту отримання повідомлення електронною поштою, після чого пошта архівується (на час дії договору) і може бути отримана у зручний для вас час - прочитайте розділ нижче про те, що таке архів і як він працює.

Електронний лист, що інформує вас про нову пошту, яка буде забиратися з наших приміщень, містить інформацію про термін дії PIN-коду.

Дія PIN-коду поширюється на два місця - вхідні двері та саму шафку.

Після закінчення терміну дії PIN-коду неможливо увійти до приміщення або забрати кореспонденцію зі скриньки.

Якщо ваш PIN-код більше не дійсний, вам слід спочатку увійти до Панель клієнтаперевірити в розділі "Списки", який статус має ваш лист.

З Панелі клієнта ви також можете відновити свій логін і пароль, якщо забули їх.

Лист може мати кілька статусів, зокрема :

• У скриньці - це лист, який зараз знаходиться у скриньці, а PIN-код все ще дійсний (він також буде відображатися в Панелі, до якого часу дійсний PIN-код, це та сама дата і час, що і в електронному листі).
• Після закінчення дедлайну - лист все ще фізично знаходиться у скриньці, наш співробітник ще не встиг передати його до архіву
• В архіві - лист перенесено до архіву нашим співробітником

Якщо лист має статус "Після закінчення терміну", в Панелі клієнта ви можете натиснути на іконку режиму праворуч і вибрати опцію продовження PIN-коду на 24 години. 

Це автоматичний процес, ви отримаєте підтвердження, що PIN-код продовжено, а в самій Панелі клієнта поруч зі списком це також буде відображено в таблиці, де вказано, до якого терміну діє PIN-код.

У ситуації, коли лист має статус "Архівований", натиснувши на піктограму режиму праворуч у Панелі клієнта, ви можете попросити повернути лист в індивідуальну скриньку. Співробітник виконає цей запит під час наступного візиту до приміщення, що на практиці означає, що це буде зроблено протягом 0-3 робочих днів.

Коли лист буде перенесено до індивідуальної скриньки, ви отримаєте повідомлення про це, номер скриньки та PIN-код скриньки.

У вас буде 48 годин, щоб забрати лист, перенесений з архіву до скриньки, з моменту, коли наш співробітник покладе його до скриньки, а ви отримаєте повідомлення на електронну пошту.

Інших варіантів, окрім описаних вище, немає, ви виконуєте всю послугу самостійно через Панель клієнта.

У майбутньому з'явиться платна опція продовження терміну дії PIN-коду на 48 годин, яка буде оплачуватися за допомогою токенів.

Просто зайдіть на Панель клієнта і перейдіть за посиланням, що нагадує вам дані для входу. В результаті в електронному листі ви отримаєте логін і пароль для входу в Клієнтський кабінет, де одночасно ці ж логін і пароль використовуються для входу в систему бронювання приміщень, а сам пароль є також PIN-кодом для відкриття дверей наших офісних приміщень.

Будь ласка, зверніть увагу, що двері офісних приміщень можуть бути відчинені лише в тому випадку, якщо у вас є кореспонденція, яку ви маєте забрати в приміщенні (ви отримали повідомлення про це електронною поштою), або ви маєте активне бронювання приміщення, здійснене за допомогою Портал бронювання.

PIN-код надається окремо для кожної компанії і діє протягом усього терміну дії контракту, з наступним контрактом PIN-код буде іншим.

Дуже важливо, що кожна компанія має окремий PIN-код.

Після того, як ви оплатите договір PIN-коду для кожної компанії, ви отримаєте повідомлення на електронну пошту з додатковою інформацією про наші послуги.

Будь ласка, запишіть його, а якщо у вас кілька компаній, що працюють з нами, запишіть всі PIN-коди і прив'яжіть їх у примітці до конкретної компанії.

Чому?

Коли вашу пошту буде доставлено на вашу адресу, ми надішлемо вам повідомлення про це електронною поштою.

У повідомленні буде фото конверта з листом, щоб було зрозуміло, якій компанії належить ця публікація.

Ви зможете відчинити двері нашого приміщення лише за допомогою PIN-коду, який належить компанії, що в даний момент має пошту для отримання в цьому приміщенні. Інші PIN-коди в цей час не працюватимуть.

Це свідомий крок з нашого боку, оскільки в минулому траплялися ситуації, коли клієнти з'являлися в приміщенні, незважаючи на те, що там не було пошти, яку потрібно було забрати, і незважаючи на те, що приміщення не було заброньовано.

Ви можете увійти до нашого приміщення, тільки якщо у вас є пошта для отримання або активне бронювання приміщення в межах годинного ліміту, де бронювання приміщення здійснюється за адресою Портал бронювання.

Ми розуміємо, що підприємці зазвичай зайняті люди, які не мають багато часу. Саме тому у випадку з віртуальним офісом Biuro31 ми надаємо доступ до приміщення 24/7 завдяки системі доступу з електронним замком. Ви отримаєте свій PIN-код після оплати договору, він є постійним і діє протягом усього терміну дії договору. Ви можете забирати свою пошту в зручний для вас час

Неотримана пошта після закінчення терміну інкасації (зазначеного в договорі і вказаного в електронному листі, зазвичай це 3 дні - 72 години) потрапляє в архів.

Зазвичай архів - це металева шафа, що замикається на ключ, розташована в нашому приміщенні, до якої мають доступ лише наші співробітники.

За запитом, пошта, що знаходиться в архіві, може бути перекладена до ПІН-коду під час наступного візиту співробітника до приміщення.

Це відбувається після того, як клієнт зробить запит з клієнтська панель.

Після цього ви отримаєте сповіщення на електронну пошту, а доступ до кешу буде встановлено на 2 дні = 48 годин.

У випадку, якщо лист не буде знову забраний протягом 48 годин, він знову потрапить до архіву, а наступне перенесення цього ж листа до абонентської скриньки супроводжуватиметься платою за обробку в розмірі 10 злотих нетто.

Ні. Скриньки не закріплюються за клієнтом назавжди. Це означає, що кожного разу, коли ви отримуєте пошту, вона може бути покладена в іншу скриньку в нашому приміщенні. PIN-код щоразу буде іншим, і ви отримаєте його в електронному листі з повідомленням про пошту, яку потрібно забрати.

Окрім надання самої адреси для цілей вашого бізнесу, в рамках придбаної послуги ви маєте можливість користуватися фізичним офісним приміщенням протягом заздалегідь визначеної кількості годин на рік, що випливає з договору та типу підписки.

Бронювання здійснюється самостійно за допомогою онлайн-системи погодинного бронювання офісу. Ваш обліковий запис буде створено в системі після підписання договору.

Приміщення працює за принципом коворкінгу; бронювання приміщення не дає вам ексклюзивного доступу. Хоча інші клієнти не зможуть забронювати приміщення одночасно (система бронювання цього не дозволяє), вони зможуть зайти до приміщення, щоб забрати свою пошту. Їхній PIN-код для доступу до приміщення не буде заблокований на час вашого візиту.

Ніхто не перебуває в нашому офісі постійно. Наші співробітники з'являються там, щоб обробити кореспонденцію наших клієнтів, а клієнти - щоб забрати свою кореспонденцію або скористатися можливістю попрацювати, провести зустріч в офісі.

Наші співробітники забирають кореспонденцію клієнтів з поштової скриньки щонайменше двічі на тиждень у робочі дні, тобто з понеділка по п'ятницю, це гарантовано договором.

Це організовано таким чином, щоб це не було два дні поспіль, тому збір може відбуватися, наприклад, у понеділок і середу, вівторок і четвер/п'ятницю або середу і п'ятницю.

Зі збільшенням кількості клієнтів у кожному місті частота буде зростати, поки не буде досягнута точка, коли пошту зі скриньки будуть забирати щодня.

Станом на сьогоднішній день прийоми відбуваються:

• Познань - 3 рази на тиждень по буднях
• Варшава - 3 рази на тиждень по буднях
• Вроцлав - 3 рази на тиждень по буднях

Сповіщення надсилається на електронну пошту, як тільки співробітник отримує лист з поштової скриньки.

Це пов'язано з пунктом вище - як часто перевіряється поштова скринька - але на практиці ви отримаєте повідомлення протягом 1-2 робочих днів після того, як лист або рекомендація буде покладена в нашу поштову скриньку.

Ми не надаємо таких послуг. Наші приміщення - це, як правило, одна кімната, обладнана системою шафок для самостійного отримання кореспонденції, а також місця за столами, де, наприклад, можна працювати в межах узгодженого договором погодинного ліміту.

Існують винятки, наприклад, у Познані у нас є спеціальний простір, окрема кімната для роботи/зустрічей. Якщо вас цікавить можливість проведення зустрічей у нашому просторі, будь ласка, надішліть нам запит із зазначенням міста, яке ви маєте на увазі, у відповідь ми проінформуємо вас про наявні у нас можливості для проведення зустрічей у відповідному місті.

Саме офісне приміщення працює за принципом коворкінгу, в рамках послуги віртуального офісу ви отримуєте 10-годинний доступ до офісу в пакеті, при цьому бронювання приміщення не дає вам ексклюзивного доступу.

Коли ви бронюєте офіс на певний день, час, інші клієнти не зможуть одночасно забронювати приміщення (система бронювання цього не дозволить), але вони зможуть зайти в приміщення, щоб забрати свою кореспонденцію.

Ми надаємо послуги, описані нижче детальна пропозиціями зосереджуємося на найважливіших питаннях для наших клієнтів, забезпечуючи при цьому дуже конкурентоспроможну ціну послуг.

Так, при цьому діють правила та обмеження, описані в цьому FAQ - будь ласка, зверніться до нього: "Чи надаєте ви в оренду конференц-зали?".

Ми надаємо послуги, описані нижче детальна пропозиціями зосереджуємося на найважливіших питаннях для наших клієнтів, забезпечуючи при цьому дуже конкурентоспроможну ціну послуг.

Ні, хоча може статися так, що ми викупимо приміщення в одному з міст. Але ми не ставимо собі за мету викуповувати приміщення. Ми не вважаємо питання володіння приміщенням особливою перевагою, це витрати, які впливають на ціну послуги.

Однак деякі віртуальні офіси, які перебувають у меншості, фактично володіють орендованими приміщеннями і намагаються зробити це своєю конкурентною перевагою. На нашу думку, це не так.

Укладаючи договори на оренду приміщень, ми отримуємо право на ведення віртуального офісу в приміщенні, ми нічого не робимо, окрім як з відома власника приміщення. Ми укладаємо договори на довгостроковій основі з можливістю пролонгації на наступні роки.

Так само, як в екстремальних ситуаціях власник приміщення може розірвати з нами договір оренди, інший віртуальний офіс, який володіє цим приміщенням, може вирішити закрити бізнес або бути змушений продати приміщення.

Не в наших інтересах припиняти діяльність за певною адресою з власної ініціативи. Наша діяльність орієнтована на довгострокову перспективу, і обмеження зайвих витрат дозволяє нам підтримувати стабільність наших операцій навіть тоді, коли прибутковість роботи в даному місті є низькою.

Ми пропонуємо різні способи зв'язатися з нами, зокрема:

• Пишіть на електронну адресу biuro@biuro31.pl
• Via контактна форма
• Через чат Messenger - іконка в правому нижньому куті
• За телефоном +48 22 494 31 30 (стаціонарний номер, код Варшави)

Більшість необхідної інформації, включаючи типовий договір, деталі пропонованих послуг, можна знайти на нашому сайті.

Наразі ми не пропонуємо особисту співбесіду по телефону.

Однак ми розуміємо, що для деяких це найкраща форма спілкування, тому, щоб відповідати вашим очікуванням, ми запустили стаціонарний номер.

Ви можете зателефонувати і залишити своє повідомлення, поставити запитання. Ваше повідомлення буде прочитано, і ми відповімо вам в електронному вигляді - електронною поштою (якщо адреса вказана в записаному повідомленні) або SMS-повідомленням в найкоротші терміни.

На це є кілька причин.

• Ми не наймаємо канцелярський персоналхто міг би відповісти на твої дзвінки.

Співробітники - це витрати, наш сервіс і послуга віртуального офісу побудована таким чином, що ви можете робити майже все самостійно. У нас дуже складні ІТ-системи, автоматизація, ми робимо всю необхідну інформацію доступною на нашому сайті, щоб ви могли користуватися нашими послугами практично безконтактно.

•  Запуск телефонного зв'язку мав би поєднуватися з запис дзвінківїхні сховище і їхні транскрипціядля того, щоб мати можливість швидко знайти домовленості, які мали місце під час телефонної розмови. Також необхідно буде моніторинг якості роботу телефонного консультанта, щоб переконатися, що ви отримуєте правильну інформацію, і що спосіб її надання також не викликає сумнівів.

Впровадження системи, подібної до описаної вище, - це додаткові витрати і час, необхідний для нагляду та експлуатації системи = більше персоналу.

• Телефонна підтримка співробітника завжди означає погодинні обмеження.

Наші системи підтримуються спеціальним програмним забезпеченням, розробленим для нашого офісу. Саме завдяки цьому ви можете укласти з нами договір 24/7, потрапити до більшості наших офісів 24/7, щоб отримати кореспонденцію або провести зустріч. Наші конкуренти не пропонують таких рішень.

Ми рекомендуємо вам ознайомитися з інформацією на нашому сайті, особливо з цими поширеними запитаннями, щоб ви могли самостійно керувати своїми послугами і не бути обмеженими доступністю людей, офісного персоналу, який зазвичай працює з 8:00 до 16:00 або з 9:00 до 17:00.

Якщо підсумувати, то вся справа у вартості та доступності наших послуг 24/7. Зверніть увагу, що ціна на наші послуги дуже приваблива, часто в 2-3 рази нижча, ніж у наших конкурентів. При цьому ми легально працевлаштовуємо людей для отримання та обробки вашої кореспонденції, сплачуємо податки, і ця дуже приваблива ціна віртуального офісу, який ми надаємо, пов'язана, в тому числі, з тим, що ми не наймаємо офісний персонал. Ми не будемо цього змінювати. Ми також не будемо впроваджувати системи, описані вище, тому що витрати на утримання офісного персоналу та впровадження вищезгаданих систем повинні були б входити в ціну послуги, до якої довелося б зрівнятися з нашими конкурентами. Це не про нас, ми йдемо своїм шляхом, впроваджуємо власні рішення і пропонуємо унікальну, сучасну послугу віртуального офісу за дуже привабливою ціною.

Якщо вищесказане вас не переконало, ми розуміємо, у кожного є індивідуальні вподобання, і ми це поважаємо. Однак ми не плануємо змінювати це в найближчому майбутньому.

Ми пропонуємо ряд інших форм зв'язку, які перераховані в інших розділах цього FAQ.

Ми заохочуємо вас прочитати їх і, перш за все, запитання та відповіді, які ми розмістили тут.

Ми зібрали тут питання клієнтів, які повторювалися протягом багатьох років, і якщо щось тут незрозуміло або відсутнє, будь ласка, не соромтеся звертатися до нас, ми оперативно надамо відповідь і, можливо, оновимо цей FAQ, щоб іншим клієнтам в майбутньому навіть не довелося писати нам, щоб отримати необхідну інформацію.

Наші офіси розташовані:

• ПознаньA. Szamarzewskiego 21 lok. 2 , 60-514 - вхід у брамі, через яку треба пройти, щоб потрапити у двір, клітка праворуч, четвертий (останній) поверх.

Вказівки - Мапа Google

Паркувальна зона: Центр міста SPP Jeżyce

Також є три платні неохоронювані автостоянки APCOA безпосередньо біля будівлі за адресами: Szamarzewskiego 29 (5 злотих/год), Polna 40 (4 злотих/год), Szamarzewskiego 42 (4 злотих/год). Вище вказані ціни на січень 2024 року, будь ласка, перевірте актуальні ціни в додатку APCOA або на їхньому веб-сайті.

• Варшава: W. Pytylasińskiego 16/13, 00-777 - хвіртка входу до вольєру, другий поверх.

Вказівки - Мапа Google

Зона паркування: відсутня, безкоштовне паркування вздовж вулиці та на прилеглих паралельних/перпендикулярних вулицях. Зона починається лише біля перехрестя Дольна/Пулавська і поширюється на вулиці, паралельні Питласького, з боку вулиці Променади. Це станом на січень 2024 року, будь ласка, слідкуйте за розширенням зони.

• Вроцлав: Świętego Mikołaja 8/11, loc. 208, 50-125 - Житловий будинок Pod Trzema Dębami, другий поверх, ліфт за рецепцією праворуч.

Вказівки - Мапа Google

Паркувальна зона: A, діє 7 днів на тиждень з 9 ранку до 8 вечора, парковка можлива на вулицях поруч з будинком. Найближча платна автостоянка (приблизно 100 м від приміщення) -. Парковка Центр "Братислава - 15PLN/1h (станом на 05.06.2024).