FAQ

Wirtualne biuro to usługa udostępniania adresu biura, którym możesz się posłużyć podczas rejestracji firmy, ale także udostępniać go do korespondencji, umieszczać na materiałach marketingowych, stronie internetowej, facebooku, na wizytówkach oraz korzystać z niego w według zasad zawartych w umowie oraz regulaminie.

Wybierając usługę „Biuro 31” decydujesz się na szereg korzyści:

• Optymalizacja kosztów
• Zachowanie prywatności
• Swoboda działań
• Prestiżowy adres firmy w centrum Poznania i Warszawy

Choć sama nazwa wskazuje, że biuro jest wirtualne, nie jest to do końca prawda. Biuro pod wskazanymi adresami faktycznie istnieje i możesz z niego skorzystać w zakresie zgodnym z warunkami umowy oraz regulaminu.

Większość klientów biura wirtualnego to przedsiębiorcy, nie mniej jednak nie jest to reguła, z biura wirtualnego może chcieć skorzystać osoba nieprowadząca działalności gospodarczej, fundacje, stowarzyszenia oraz innego rodzaju podmioty.

Oczywiście, wirtualne jest jedynie z nazwy. Zdjęcia naszych lokali w poszczególnych miastach możecie Państwo znaleźć w sekcji galeria.

Biuro wirtualne nie służy do:

• Prowadzenia działań niezgodnych z prawem
• Ukrywania swojej tożsamości przed służbami lub wierzycielami

Zdajemy sobie sprawę, że firmy zarejestrowane w tym samym miejscu mogłyby wpływać pośrednio na wizerunek lokalizacji, dlatego chronimy naszych klientów poprzez weryfikację kolejnych przedsiębiorców chcących skorzystać z usługi Biuro 31. Przed zawarciem umowy każdy przedsiębiorca jest weryfikowany zgodnie z obowiązującym prawem.

Dodatkowo współpracujemy z Urzędami Skarbowymi, Urzędami Celnymi, Komornikami, Sądami, służbami jak Policja – jeśli zaistnieje podejrzenie, że któryś z naszych klientów łamie prawo, jego dane zostaną przekazane uprawnionym służbom (w razie oficjalnego zapytania).

Usługa biura wirtualnego polegająca na udostępnieniu lokalu na potrzeby prowadzenia działalności oraz obsługi korespondencji podmiotów gospodarczych jest w pełni legalna. Nasi klienci zawierając z nami umowę uzyskują tytuł prawny do posługiwania się naszymi adresami w rejestrach typu CEIDG lub KRS. Żaden urząd nie ma podstaw prawnych, aby zakwestionować legalność funkcjonowania firmy pod adresem, gdzie znajduje się wiele innych podmiotów. Próby odmowy nadania NIP lub rejestracji do VAT w przypadku firm korzystających z biur wirtualnych zostały obalone przez Polskie Sądy i problem ten już nie występuje. Otrzymaliśmy także zaświadczenie wydawane przez Krajową Administrację Skarbową (KAS) o wpisie do Rejestru Działalności na Rzecz Spółek lub Trustów – Numer ewidencyjny: RDST-380. W razie potrzeby istnieje możliwość umówienia się z urzędnikami w siedzibie naszego biura wirtualnego przy wcześniejszej rezerwacji i upewnieniu się, że jest w danym czasie dostępne.

Nie.

Z oferty naszego biura wirtualnego mogą korzystać również osoby fizycznie nie prowadzące działalności gospodarczej (tzn. osoby prywatne), jak również wszelkie inne organizacje jak stowarzyszenia, fundacje i inne.

Jedyna różnica w przypadku osób lub instytucji nie prowadzących działalności gospodarczej polega na tym, że z naszej strony zostanie wystawiona faktura imienna bez NIP.

Nasz adres osoba fizyczna może wykorzystać np jako adres korespondencyjny, który udostępnia innym w celach kontaktowych, na swojej stronie internetowej, wizytówkach, Facebooku, do działalności nierejestrowanej itd.

Rozumiemy, że ilość informacji na początku może wydawać się duża, więc upraszczając:

• Wynajmujecie od nas Państwo na rok adres do rejestracji firmy i/lub adres korespondencyjny, możecie go użyć przy rejestracji działalności, jako siedziba spółki, na swojej stronie internetowej, w Google i innych miejscach
• Po zawarciu i opłaceniu umowy będziemy odbierali za Państwa korespondencję, która trafi do naszej skrzynki pocztowej, a następnie otrzymacie Państwo powiadomienie e-mail o niej wraz ze zdjęciem (awizo lub koperty listu) i instrukcją jak samodzielnie (lub przez pełnomocnika, wyznaczoną przez siebie osobę) odebrać list z naszej siedziby
  • w przypadku awizo list odbierzecie Państwo w lokalnym Urzędzie Pocztowym
• Listy, które trafiają do naszej skrzynki pocztowej przenosimy do lokalu biura, gdzie znajduje się system zamykanych skrytek z zamkiem elektronicznym, gdzie każda z nich ma zmienny, nadawany przez nas PIN
  • Na odbiór listu mają Państwo 3 dni od momentu otrzymania powiadomienia e-mail
  • jeśli list, który trafił do skrytki nie zostanie odebrany na czas, przechowamy go dla Państwa bezpłatnie i będzie go można odebrać w późniejszym, dogodnym dla Państwa terminie
• W razie potrzeby zeskanujemy dla Państwa list, ale nie jest to nasza podstawowa usługa, dlatego wiąże się z dodatkową opłatą
• W ramach rocznego abonamentu mają Państwo określoną ilość godzin na dostępu do lokalu biura np w celu pracy zdalnej, spotkania z klientem
  • nie udostępniamy jednak lokalu na wyłączność, lokal działa na zasadach co-workingu, w czasie Państwa wizyty inni nasi klienci mogą przebywać w lokalu np w celu odebrania swojej korespondencji
• Kontakt z nami jest przez e-mail, czat, kanały zdalne, zawarcie umowy przez internet, umowy nie trzeba skanować, podpisywać, odsyłać, a w siedzibie naszych biur na stałe nie przebywają nasi pracownicy. Stawiamy na nowoczesność i automatyzację procesów, dlatego możemy zaoferować tak atrakcyjne ceny usług.

Wszelkie szczegółowe informacje znajdziecie Państwo w pozostałych punktach tego FAQ oraz w na stronie szczegółowa oferta.

Prosimy o kontakt email biuro@biuro31.pl w sytuacji, gdy nie znaleźliście Państwo odpowiedzi na swoje pytania.

Na rynku istnieje wiele biur wirtualnych, czym wyróżnia się zatem Biuro31?

1. Niska cena – standardowa cena usługi u konkurencji to około 50 PLN netto / m-c, u nas dzięki zastosowanym procesom, politykom, automatyce, a także dzięki skupieniu się na świadczeniu niezbędnych klientom usług, jesteśmy w stanie tę cenę obniżyć do 20 PLN netto / m-c. Dodać należy, że nasza cena to nie jest ograniczona czasowo promocja, jest to stała cena rok do roku.
2. Dostęp do biura 24/7 – podczas gdy inne biura zamykają się o 17 w piątek, a otwierają o 9 w poniedziałek, u nas jest czynne całą dobę, 7 dni w tygodniu. To bardzo ważne, sami jesteśmy przedsiębiorcami i wiemy, że czasu wolnego często brakuje. Przyszedł do Państwa list i chcecie go odebrać np. w sobotę o 3AM? Z nami to możliwe, a z konkurencją – nie.
3. Bezkontaktowość – dla niektórych z różnych względów to ważne, aby swoje listy odbierać bez kontaktu z innymi osobami, u nas to możliwe. Dostęp do biura jest zautomatyzowany, a na miejscu nie spotkacie Państwo naszych pracowników.
4. Zautomatyzowany sposób zawierania umowy, w pełni online. Z nami umowę można zawrzeć 24/7, nie wymagamy drukowania, podpisywania, skanowania i odsyłania umowy. Wszystko dzieje się przez Internet. Podczas gdy inne firmy często udostępniają najwyżej formularz do kontaktu, a zawarcie umowy następuje w dni robocze, zwykle między 9-17, u nas umowy generuje zaawansowany system IT, więc nie będzie problemu z zawarciem umowy np w weekend, w środku nocy.
5. Prostota i transparentność to nasze motto. Oferujemy usługi, które opisane są w sekcji szczegółowa oferta na naszej stronie internetowej, obsługujemy korespondencję, powiadamiamy, archiwizujemy, udostępniamy lub skanujemy na żądanie, szczegółowo opisujemy na naszej stronie internetowej w jaki sposób świadczymy usługi, udostępniamy wzór umowy, aby się z nim zapoznać przed zawarciem umowy. Dokładamy starań, aby wszystko było jasne i przejrzyste dla naszych przyszłych klientów.

Zapraszamy do skorzystania z naszych usług – zawrzyj umowę.

Tak.

Posiadamy opcjonalną usługę skanowania korespondencji, która jest dostępna na żądanie i nie jest wliczona w roczny abonament.

Jednocześnie zachęcamy do korzystania z komunikacji elektronicznej z instytucjami takimi jak ZUS czy US, co może znacząco ograniczyć potrzebę skanowania.

Szczegółowe informacje na temat E-Doręczeń znajdą Państwo w naszym dedykowanym artykule.

Usługa skanowania działa w następujący sposób:

1. Otrzymujecie Państwo powiadomienie e-mail ze zdjęciem koperty listu
2. Należy odpowiedzieć na e-mail, prosząc o skanowanie zawartości listu.
3. Otrzymujecie Państwo skan na e-mail wraz z fakturą proforma do opłacenia.
4. Po dokonaniu płatności, wystawimy fakturę VAT 23%.

Sama czynność skanowania zostanie wykonana podczas kolejnej wizyty naszego pracownika w lokalu biura.

Od marca 2024 usługa skanowania będzie usługą przedpłaconą (pre-paid) w pełni zarządzaną przez Panel Klienta (bez użycia e-mail).

Cena skanowania wynosi 5 PLN netto + 23% VAT za list do 5 stron, przykładowo:

• 1 list, 5 stron = 5 PLN netto + 23% VAT
• 1 list, 7 stron = 10 PLN netto + 23% VAT
• 2 listy, każdy po 1 stronie = 10 PLN netto + 23% VAT
• 2 listy, każdy po 4 strony = 10 PLN netto + 23% VAT
• 2 listy, jeden 2 strony, drugi 7 stron = 15 PLN netto + 23% VAT

Od marca 2024 usługa skanowania będzie usługą przedpłaconą (pre-paid).

Szczegółowy cennik obowiązujący od marca 2024 prezentujemy poniżej:

• 5 tokenów = 25 PLN netto + 23% VAT
• 10 tokenów = 45 PLN netto + 23% VAT
• 20 tokenów =85 PLN netto + 23% VAT
• 50 tokenów = 200 PLN netto + 23% VAT

Jeden token umożliwi skanowanie listu do 5 stron. Na przykład, list o długości 7 stron wymaga użycia dwóch tokenów.

Nie, nie posiadamy usługi odsyłania, jeśli taka usługa jest potrzebna, można skorzystać z usługi Przekierowania za pośrednictwem Poczty Polskiej.

Korespondencja, która trafi do naszej skrzynki pocztowej zostanie przez nas odebrana, a w przypadku jej nieodebrania przez Państwa, zarchiwizowana.

Następnie będziecie mogli ją Państwo odebrać w dogodnym dla siebie momencie w siedzibie naszego biura po wcześniejszej deklaracji chęci odbioru.

W przypadku zakończenia umowy, na żądanie, możemy odesłać Państwu całą zarchiwizowaną korespondencję. Orientacyjny koszt usługi to 20 zł netto (w zależności od ilości korespondencji i ewentualnych zmianach w cennikach firm logistycznych typu InPost).

Taka sytuacja dotyczy przede wszystkim listów, których odbiór należy pokwitować własnoręcznym podpisem.

Odebranie takiego listu w Państwa imieniu mogłoby się dla nas wiązać z konsekwencjami prawnymi, gdyż w Państwa imieniu składając podpis poświadczylibyśmy odebranie pisma.

Nie jesteśmy w stanie zaakceptować ryzyk związanych z takimi sytuacjami, stąd też takiej usługi nie ma i nie będzie.

Nie jesteśmy też w stanie rozróżnić jakiego rodzaju list byłby odbierany, dlatego nie odbieramy za klientów żadnych listów wymagających potwierdzenia odbioru.

Nadal możecie Państwo upoważnić dowolną osobę, aby w Państwa imieniu odebrała list.

W przypadku listów z wszelkiego rodzaju urzędów (US, ZUS, KRS itd) polecamy zamienić listy polecone na komunikację przez internet – e-Doręczenia.

Nasza usługa jest najtańszą tego typu usługą w Poznaniu i w Warszawie, a najpewniej i w całej Polsce!

Całkowity koszt usługi to 295,20 zł brutto rocznie.

Minimalny czas trwania umowy to rok – nie ma możliwości wykupienia abonamentu na inny okres czasu, nie ma możliwości płatności miesięcznej, a jedynie z góry za rok.

Jesteśmy konkurencyjni cenowo, ponieważ nie narzucamy zbędnych usług dodatkowych „w cenie”, nie zatrudniamy pracowników na stale przebywających w biurze, staramy się automatyzować procesy – po prostu skupiamy się na tym co najważniejsze – dostarczamy usługę, której potrzebujesz.

To zależy od ilości. W przypadku dwóch, trzech firm cena jest nadal standardowa, czyli 2 lub 3 x kwota abonamentu rocznego. W przypadku większej liczby firm cena podlega negocjacji. Należy jednak pamiętać, że oferujemy usługę po bardzo atrakcyjnej cenie, więc kwota udzielonego rabatu nie będzie liczona w dziesiątkach procentów.

Decyzja należy do Państwa. My niczego nie ukrywamy, jasno przedstawiamy zasady na jakich działamy, udostępniamy wzór umowy, szczegółowe informacje na temat naszej oferty, sekcja FAQ opisuje jak świadczymy usługi, a także czego u nas Państwo nie dostaniecie. Proszę jednak zwrócić uwagę na fakt, że roczna cena usługi u nas to zwykle 3-4 miesiące usługi biura wirtualnego u konkurencji. Uważamy, że stosunek cena/jakość w przypadku naszej usługi jest na najwyższym możliwym poziomie. Zapraszamy do skorzystania z naszych usług, a jeśli nasza oferta nie jest dla Państwa odpowiednia lub wystarczająca, zapraszamy do skorzystania z usług naszej konkurencji. Piszemy o tym wprost, gdyż zależy nam na zadowolonych klientach, którzy otrzymali od nas usługę, której oczekiwali.

W przypadku osób fizycznych umowa może być zawarta np z dniem 20 grudnia 2023, natomiast jako datę rozpoczęcia świadczenia usługi można wpisać np 1 stycznia 2024, gdyż tego dnia zamierzacie Państwo zarejestrować działalność w CEIDG. Jest to opcja dla osób, które wolą mieć wszystko przygotowane za wczasu, nie na ostatnią chwilę. W przykładzie podanym powyżej, umowa obowiązywać będzie od 1 stycznia 2024 do 1 stycznia 2025, choć umowa została zawarta 20 grudnia 2023.

W przypadku spółek umowa powinna obowiązywać od dnia zawarcia umowy spółki, gdyż w samej umowie spółki, pomimo jej braku uwidocznienia w KRS został wskazany nasz adres jako adres spółki.

W 100% online, bez drukowania, skanowania czy osobistych wizyt. Stawiamy na nowoczesność i ekologię. Tylko trzy proste kroki dzielą Cię od zawarcia z nami umowy, 

1. Wypełnij formularz na naszej stronie internetowej.
2. Zrób przelew weryfikacyjny. Jest to zwykły przelew bankowy na kwotę 1 grosz. Numer konta jest w dziale kontakt.
3. Potwierdź SMS chęć zawarcia umowy. Otrzymasz od nas SMS z zapytaniem o chęć zawarcia umowy, wystarczy na niego odpowiedzieć.

W następstwie tych kroków wygenerowana będzie dla Państwa umowa oraz proforma do opłacenia. Po opłaceniu proformy uzyskacie Państwo niezbędne dostępy oraz dodatkowe informacje na temat korzystania z naszych usług.

Wszystko odbywa się tak samo jak opisane zostało powyżej dla istniejących firm. Najważniejsza kwestia to zawarcie umowy przed rejestracją firmy w CEIDG lub po jej rejestracji, ale w tym samym dniu. W innym przypadku mamy do czynienia z bezumownym korzystaniem z naszego adresu, co może się wiązać z konsekwencjami prawnymi.

W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej mamy do czynienia z osobą fizyczną, firma sama w sobie nie ma osobowości prawnej. Oznacza to, że umowa zawarta przed momentem rejestracji nowej działalności w CEIDG z osobą fizyczną (na imię i nazwisko, nie wspominając nazwy firmy) uprawnia do korzystania z biura wirtualnego po rejestracji działalności w CEIDG. W momencie rejestracji w CEIDG automatycznie nadany zostaje nr NIP. Sama umowa nie będzie zawierała NIP oraz nazwy firmy, natomiast faktura VAT zostanie wystawiona już z uwzględnieniem nazwy firmy oraz jej NIP, aby mogli ją Państwo wrzucić ją w koszty działalności. Po rejestracji działalności prosimy o kontakt z nami i podanie NIP firmy.

Uwaga – w przypadku zawierania z nami umowy po rejestracji firmy w CEIDG należy zwrócić uwagę, że przelew weryfikacyjny na kwotę 1 grosz musi zostać zrobiony z konta bankowego, które nie zostało założone wykorzystując nasz adres. Może być to konto prywatne właściciela firmy.

Spółki z o.o., akcyjne (w tym PSA) posiadają własną osobowość prawną. W tej sytuacji umowa na usługi biura wirtualnego zawierana jest ze spółką, która może być reprezentowana przez osobę fizyczną, najczęściej członka zarządu, prezesa spółki lub pełnomocnika, prokurenta.

W przypadku nowych spółek, które nie zostały uwidocznione jeszcze w KRS mamy do czynienia ze spółkami z o.o. lub akcyjnymi w organizacji, które również mogą zawierać umowy. Umowy takie są wiążące i nie trzeba ich później aneksować po uwidocznieniu spółki w KRS.

Umowę na biuro wirtualne z nową spółką zawieramy w dniu zawarcia umowy spółki, a nie w dniu uwidocznienia spółki w KRS. W przypadku, gdy spółka jest już w KRS z naszym adresem, a nie ma z nami zawartej umowy, mamy do czynienia z bezumownym korzystaniem z naszego adresu, co może wiązać się z konsekwencjami prawnymi.

Kroki do zarejestrowania nowej spółki na adres biura wirtualnego:

1. Wyślij nam informację na biuro@biuro31.pl, że chcesz zarejestrować nową spółkę na naszym adresie. Do maila dołącz potwierdzenie pdf ze swojego banku wykonania przelewu weryfikacyjnego na kwotę 1 grosz. Numer konta do przelewu znajdą Państwo w zakładce kontakt.
2. Zawrzyj umowę spółki przez system s24 lub notarialnie. Na tym etapie możesz użyć naszego adresu jako adres spółki.
3. Wypełnij formularz na naszej stronie internetowej, gdzie załączysz podpisaną umowę spółki oraz podasz pozostałe niezbędne dane
4. Po wypełnieniu formularza otrzymasz od nas SMS. Odpowiedz na niego potwierdzając chęć zawarcia umowy.

Po opłaceniu faktury proforma wystawiona zostanie faktura VAT. Fakturę otrzymacie Państwo, gdy tylko podacie nam Państwo numer NIP spółki, nie później jednak niż w ustawowo przewidzianym terminie, tj do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawarto umowę z nami.

Jeśli Państwa Spółka nie otrzyma w ustawowym terminie numeru NIP, to fakturę VAT za usługę wystawimy bez NIP. Wówczas, aby faktura VAT stanowiła koszt dla nowej spółki, konieczne będzie przesłanie nam noty korygującej do otrzymanej faktury VAT, gdzie zostanie wskazany NIP Państwa spółki.

Spółki cywilna, jawna, partnerska oraz komandytowa nie posiadają własnej osobowości prawnej. Umowę w ich imieniu zawierają osoby upoważnione do reprezentacji, najczęściej jeden ze wspólników, a w przypadku spółki cywilnej wszyscy wspólnicy.

Umowa może być zawarta po uwidocznieniu spółki w odpowiednim rejestrze – CEIDG lub KRS.

Kroki do zarejestrowania nowej spółki na adres biura wirtualnego:

1. Wyślij nam informację na biuro@biuro31.pl, że chcesz zarejestrować nową spółkę na naszym adresie. Do maila dołącz potwierdzenie pdf ze swojego banku wykonania przelewu weryfikacyjnego na kwotę 1 grosz. Numer konta do przelewu znajdą Państwo w zakładce kontakt.
2. Zawrzyj umowę spółki.
3. W momencie, gdy spółka została uwidoczniona w CEIDG lub KRS wypełnij formularz na naszej stronie internetowej.
4. Po wypełnieniu formularza otrzymasz od nas SMS. Odpowiedz na niego potwierdzając chęć zawarcia umowy.

Po opłaceniu faktury proforma wystawiona zostanie faktura VAT. Otrzymacie ją Państwo w ustawowo przewidzianym terminie, tj do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawarto z nami umowę.

Fundacje i stowarzyszenia mają osobowość prawną z momentem wpisania ich do KRS, a więc od tego momentu istnieją i mogą zawierać umowy. Procedura zawarcia umowy na biuro wirtualne w przypadku powyższych wygląda następująco:

1. Wyślij nam informację na biuro@biuro31.pl, że chcesz zarejestrować nową fundację lub stowarzyszenie na naszym adresie. Do maila dołącz potwierdzenie pdf ze swojego banku wykonania przelewu weryfikacyjnego na kwotę 1 grosz. Numer konta do przelewu znajdą Państwo w zakładce kontakt.
2. Zarejestruj fundację/stowarzyszenie i poczekaj aż zostaną uwidocznione w KRS (może to potrwać kilka tygodni, a w przypadku błędów formalnych nawet miesięcy).
3. Wypełnij formularz na naszej stronie internetowej, gdzie podasz pozostałe niezbędne dane
4. Potwierdź SMSem chęć zawarcia umowy.

Po opłaceniu faktury proforma wystawiona zostanie faktura VAT. Fakturę otrzymacie Państwo, gdy tylko podacie nam Państwo numer NIP, nie później jednak niż w ustawowo przewidzianym terminie, tj do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawarto umowę z nami.

Jeśli Państwa fundacja/stowarzyszenie nie otrzyma w ustawowym terminie numeru NIP, to fakturę VAT za usługę wystawimy bez NIP.

Nie, umowa zawierana jest przez internet, w siedzibie naszych biur nie przebywają pracownicy, którzy mogą podpisywać umowy. Nie zawieramy również umów korespondencyjnie. Działamy w 100% online.

Przelew weryfikacyjny na kwotę 1 grosz (0.01 PLN) służy potwierdzeniu danych osoby lub firmy, która zawiera z nami umowę.

Wykonanie przelewu jest warunkiem koniecznym do zawarcia umowy.

Celowo nie zintegrowaliśmy płatności przelewu weryfikacyjnego z bramkami płatniczymi, tak jak to jest w sklepach internetowych, aby zapobiec podejrzeniom, że jest to jakaś próba wyłudzenia pieniędzy.

Podajemy swój numer konta (zakładka Kontakt) i prosimy Państwa o wykonanie przelewu we własnym zakresie tak jak Państwu wygodnie (np przez aplikację banku, stronę internetową banku, a może nawet w oddziale banku lub telefonicznie).

Przelew weryfikacyjny musi być wykonany z konta bankowego osoby lub firmy, która zawiera z nami umowę.

Może być to konto prywatne np w sytuacji, gdy mamy do czynienia z firmą, która nie została jeszcze zarejestrowana lub nie ma jeszcze konta w banku. Może być to konto firmowe, jeśli istniejąca firma takowe posiada.

Przelew weryfikacyjny może być również wykonany z konta bankowego pełnomocnika, jeśli to on zawiera umowę w imieniu firmy.

Nie akceptujemy natomiast przelewu weryfikacyjnego z konta bankowego, które zostało zarejestrowane na naszym adresie.

Mowa o sytuacji np gdzie firma została zarejestrowana na naszym adresie bez zawarcia z nami umowy, następnie wystąpiła do banku o założenie konta ROR, a do wiadomości banku jako adres firmy wskazała adres naszego biura wirtualnego. W tej sytuacji przelew bankowy będzie zawierał adres naszego biura, nie zostanie on zaakceptowany przez nas jako sposób weryfikacji Państwa danych.

Nie akceptujemy również przelewu weryfikacyjnego wykonanego za pośrednictwem firm trzecich, które nie weryfikują Państwa tożsamości przed przekazaniem pieniędzy na nasze konto (np Poczta Polska) lub przed założeniem u nich konta.

Zdajemy sobie sprawę, że bywają sytuacje, gdzie ktoś nie posiada żadnego konta w banku, nie mniej jednak w tej sytuacji jesteśmy zmuszeni odstąpić od zawarcia umowy.

Poprawnie wykonany przelew weryfikacyjny to dla nas warunek konieczny, aby rozpocząć świadczenie dla Państwa usługi biura wirtualnego.

Samą umowę możecie Państwo opłacić z dowolnego konta, może być to konto prywatne, firmowe, konto osoby trzeciej lub innej firmy. Nie ma to dla nas znaczenia, w przeciwieństwie do przelewu weryfikacyjnego panuje tu pełna dowolność.

Wzór umowy dostępny jest tutaj. Zapisy umowy są „standardowe” i nie różnią się znacząco od tych, które oferują inne biura. Różnica u nas polega na tym, że udostępniamy umowę przed jej zawarciem, abyście mogli się Państwo z nią zapoznać przed jej zawarciem i bez presji czasu.

Proszę pamiętać, że jest to wzór. Nie należy go drukować, podpisywać i nam odsyłać.

Umowy z datą wsteczną nie zawieramy, jest to niezgodne z prawem i może rodzić poważne konsekwencje.

Jeśli chodzi natomiast na umowę natychmiast, na już, od razu, jest to jak najbardziej możliwe. Rozumiemy, że przedsiębiorcy stają przed różnymi wyzwaniami, czasami potrzeba zawrzeć umowę np o godzinie 22, gdzie większość firm już nie pracuje i nie ma jak tego zrobić. Nasz system informatyczny zbudowany jest jednak tak, aby umowę można było zawrzeć online bez zbędnych formalności lub kontaktu z nami w czasie rzeczywistym.

Nie oznacza to jednak, że pominiemy jakieś kroki, nadal musicie Państwo przejść przez standardowy proces, który różni się w zależności od tego czy mamy do czynienia z istniejącą firmą lub z nową spółką, ewentualnie nową jednoosobową działalnością gospodarczą.

W sytuacji pilnej należy wygenerować z banku potwierdzenie wykonania przelewu weryfikacyjnego i przesłać go do nas na email biuro@biuro31.pl

Wypełnić formularz, a w przypadku nowych spółek najpierw zawrzeć umowę spółki, a potem wypełnić formularz załączając w nim umowę spółki, odpowiedzieć na SMS potwierdzając chęć zawarcia umowy.

W przypadku braku kontaktu z nami należy ze swojej strony upewnić się, że dopełniło się wszelkich formalności i rozumie się na jakich zasadach działamy – prosimy zapoznać się z sekcją szczegółowa oferta oraz całą sekcją FAQ. Przelew weryfikacyjny nie może być zrobiony z konta bankowego zarejestrowanego na naszym adresie.

To wszystko, po dopełnieniu formalności możecie Państwo korzystać z naszego adresu. Od razu. Maksymalnie następnego dnia roboczego (w przypadku godzin nocnych z podanego przykładu), jeśli wszystko się będzie zgadzać, otrzymacie Państwo umowę (z faktyczną datą jej zawarcia online, a więc z dnia poprzedniego) oraz proformę do opłacenia.

Po opłaceniu proformy zostaną nadane wszelkie dostępy, przekazane dodatkowe informacje, a ostatecznie wystawiona faktura VAT 23%.

Standardowo umowa zawierana jest na okres 12 miesięcy, płatne z góry za rok. Dla naszych stałych klientów kolejne umowy np w przypadku wygaszania działalności, sprzedaży spółek mogą być zawarte także na okres 3 lub 6 miesięcy.

Nie. Usługa opłacana jest jednorazowo, z góry za okres jednego roku. Zdecydowaliśmy się na ten krok, gdyż zbyt wiele osób nieterminowo reguluje płatności, generuje to dodatkową pracę polegającą na wysyłaniu przypomnień i pilnowaniu czy wpłaty dotarły. To również dodatkowe faktury, a to wszystko oznacza dodatkowe czynności i dodatkowe koszty. Płatność jednorazowa pozwala nam ograniczyć ilość nadmiarowej pracy i dzięki temu zaproponować Państwu usługę po bardzo atrakcyjnej cenie.

Adresem możecie się Państwo posługiwać od dnia obowiązywania umowy wskazanego w umowie, proszę nie mylić tego z dniem zawarcia umowy.

Umowa może zostać zawarta wcześniej, a obowiązywać od daty przyszłej, w zależności od tego jak wybrał klient.

Jeśli np w dniu dzisiejszym została zawarta umowa i data obowiązywania umowy została również wskazana na dzień dzisiejszy, w tej sytuacji już od dziś możecie się Państwo posługiwać adresem.

Istotną kwestią jest to, że na opłacenie usługi macie Państwo zwykle 7 dni (wskazane na fakturze proforma).

Możecie się Państwo posługiwać adresem i np zarejestrować działalność lub zmienić adres firmy jeszcze przed momentem opłacenia faktury proforma.

Nie mniej jednak dopiero po opłaceniu faktury proforma otrzymacie Państwo dostępy do lokalu i usługa faktycznie zacznie być świadczona (np będziecie Państwo otrzymywali powiadomienia o nowej poczcie).

Jest to o tyle ważne, że jeśli otrzymacie Państwo jakąś pocztę przed dniem opłacenia umowy, np list zwykły, to odebrać go będziecie mogli Państwo dopiero w momencie opłacenia usługi  biura wirtualnego.

Nie. Wychodzimy z założenia, że nasi klienci będą zainteresowani dalszym korzystaniem z naszych usług i nie wiążemy ich na stałe. Po zakończeniu umowy system wygeneruje przypomnienia e-mail o końcu umowy. W mailu znajdzie się instrukcja zawarcia nowej umowy na kolejny rok. W ostatnim dniu trwania umowy otrzymają Państwo wiadomość SMS potwierdzającą koniec umowy. Zignorowanie przypomnień oznaczać będzie koniec umowy i brak jakichkolwiek dodatkowych opłat. 

Tak. Rozróżniamy tu kilka sytuacji. Konsument, który zawarł umowę na odległość lub poza lokalem przedsiębiorstwa, może w terminie 14 dni odstąpić od niej bez podawania przyczyny i bez ponoszenia kosztów. Przez konsumenta rozumiana jest osoba fizyczna, w tym prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą.

Po upływie 14 dni umowa również może zostać wypowiedziana w każdej chwili, nie mniej jednak nie przysługuje wtedy całkowity lub częściowy zwrot kosztów.

Zdarza się, że pod adresami naszych biur rejestrują się firmy, które nie zawarły z nami żadnej umowy i nie opłaciły usługi. Rodzi to poważne konsekwencje prawne. Przede wszystkim jesteśmy w stałym kontakcie z Urzędami Skarbowymi, którym przekazujemy na bieżąco informacje o firmach, które nie są naszymi klientami, a jednak widnieją pod naszym adresem w różnych rejestrach jak CEIDG, KRS, VAT. 

Urząd Skarbowy wszczyna postępowanie sprawdzające zmierzające do wykreślenia firmy/spółki z VAT w pierwszej kolejności, a następnie z CEIDG, KRS ze względu na brak tytułu prawnego do posługiwania się adresem.

Dodatkowo wszystkie wystawione faktury VAT przez taką firmę, zwroty podatku mogą zostać zakwestionowane i unieważnione.

Wszelka korespondencja, która dotrze na adres biura wirtualnego adresowana do firmy, która korzysta z adresu naszego biura bezumownie, zostanie zniszczona.

Dlatego tak ważne jest, aby najpierw zawrzeć z nami umowę, a dopiero później rejestrować firmę pod naszym adresem. W przeciwnym wypadku może się zdarzyć tak, że przedsiębiorca zgłosi się do nas z chęcią zawarcia umowy np dla spółki, która już od jakiegoś czasu widnieje pod naszym adresem w KRS, natomiast już wcześniej jego spółka została zgłoszona przez nas do Urzędu Skarbowego jako podmiot bezprawnie korzystający z naszego adresu.

Poznań

Poczta:
FUP Poznań 37
ul. Augustyna Szamarzewskiego 54
60-580 Poznań
tel.: 885-900-497
dni i godziny pracy:
dni robocze: Pon.: 14:00-20:00 Wt.: 11:00-17:00 Śr.: 11:00-17:00 Czw.: 08:00-14:00 Pt.: 08:00-14:00
soboty, niedziele i święta: placówka nieczynna

Urząd Skarbowy Poznań-Jeżyce
61-845 Poznań, ul. Strzelecka 2/6
woj. wielkopolskie
tel. centrala () 61 647-18-00
fax. () 61 647-19-21

ZUS I Oddział w Poznaniu
60-908 Poznań, ul. Dąbrowskiego 12
Godziny obsługi klientów
Poniedziałek: 8.00-18.00
Wtorek – Piątek: 8.00-15.00

Sąd Rejonowy Poznań Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu (rejestracja nowych spółek)
VIII WYDZIAŁ GOSPODARCZY KRAJOWEGO REJESTRU SĄDOWEGO
61-003 Poznań, ul. Chlebowa 4/8, pok 227
Telefon: Tel. 61 640 90 00 lub 61 647 37 35
e-mail: wydzial8@poznan-nowemiasto.sr.gov.pl

Warszawa

Urząd Skarbowy Warszawa – Mokotów
ul. Postępu 16A
02-676 Warszawa
tel.: 22 50-20-000
tel.: 22 50-20-215 (sekretariat)
e-mail: us.warszawa.mokotow@mf.gov.pl

ZUS III Oddział w Warszawie
ul. Czerniakowska 16
00-701 Warszawa

SĄD REJONOWY DLA M. ST. WARSZAWY
XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego
ul. Czerniakowska 100
00-454 Warszawa
tel.: 22 44 00 687, 22 44 00 689

Poczta Polska – UP Warszawa 36
ul. Chełmska 29
00-726 Warszawa
tel.: 504-708-458
dni robocze: 08:00-20:00
soboty: placówka nieczynna
niedziele i święta: placówka nieczynna

W momencie, gdy będzie dla Państwa jakaś korespondencja do odbioru, otrzymacie Państwo powiadomienie e-mail. Wiadomość będzie zawierała zdjęcie koperty listu, aby było wiadomo kto jest nadawcą, nr skrytki, a także PIN do niej.

Nie świadczymy usługi odsyłania. Możemy zeskanować list (usługa dodatkowo płatna). Możecie też Państwo skorzystać z usługi odsyłania bezpośrednio przez Pocztę Polską, więcej szczegółów tutaj.

Aktualne informacje znajdują się w umowie i mogą się różnić w zależności od miasta. Nie mniej jednak standardowo okres przechowywania korespondencji klientów w skrytce to 3 dni (72h) od momentu otrzymania powiadomienia e-mail, następnie poczta zostanie zarchiwizowana (przez cały okres trwania umowy), a jej odbiór będzie możliwy w dogodnym dla Państwa terminie.

Rozumiemy, że przedsiębiorcy to zwykle zapracowane osoby, które nie dysponują dużą ilością czasu. Właśnie dlatego w przypadku Biura Wirtualnego Biuro31 dostęp do lokalu zapewniamy 24/7. Jest to możliwe dzięki systemowi dostępu do lokalu na zamek elektroniczny. PIN otrzymacie Państwo po opłaceniu umowy, jest on stały i ważny przez cały okres trwania umowy. Zapraszamy po odbiór swojej poczty w dogodnej dla Państwa porze

Nieodebrana poczta po upływie terminu na odbiór (wskazany w umowie oraz podany w wiadomości e-mail, najczęśniej 3 dni – 72h) trafia do archiwum.

Archiwum to miejsce w naszym lokalu, do którego dostęp mają jedynie nasi pracownicy.

Na życzenie klienta poczta, która znajduje się w archiwum może zostać przeniesiona do skrytki na PIN podczas kolejnej wizyty pracownika w lokalu.

Staje się to po złożeniu prośby przez klienta z poziomu panelu klienta.

Następnie otrzymujecie Państwo powiadomienie e-mail, a dostęp do skrytki jest ustalony na  2 dni = 48h.

W razie ponownego nieodebrania poczty po 48h znów trafi ona do archiwum, natomiast kolejne przeniesienie tej samej poczty do skrytki na PIN będzie poprzedzone pobraniem opłaty manipulacyjnej w wysokości 10zł netto.

Nie. Skrytki nie są przypisywane do klienta na stałe. Oznacza to, że za każdym razem w przypadku otrzymania poczty może ona zostać umieszczona w innej skrytce w naszym lokalu. Za każdym razem PIN będzie inny, a otrzymacie go Państwo w wiadomości e-mail z powiadomieniem o poczcie do odebrania.

Poza udostępnieniem samego adresu dla celu prowadzenia działalności, w ramach wykupionej usługi masz możliwość korzystania z fizycznej przestrzeni biurowej przez z góry określoną ilość godzin w skali roku wynikających z umowy oraz rodzaju abonamentu.

Rezerwacji dokonuje się samodzielnie z wykorzystaniem internetowego systemu rezerwacji biura na godziny. Twoje konto zostanie utworzone w systemie po podpisaniu umowy.

Lokal działa na zasadach co-workingu, rezerwacja lokalu nie daje dostępu do niego na wyłączność. Wprawdzie inni klienci nie będą mogli lokalu zarezerwować w tym samym czasie (system rezerwacji na to nie pozwoli), natomiast będą mogli wejść do lokalu, aby odebrać swoją korespondencję. Ich PIN dający dostęp do lokalu nie będzie zablokowany na czas Państwa wizyty.

W siedzibie naszego biura nie przebywa na stałe żadna osoba. Pojawiają się tam nasi pracownicy w celu obsługi korespondencji naszych klientów oraz nasi klienci w celu odebrania swojej korespondencji lub skorzystania z możliwości pracy, przeprowadzenia spotkania w biurze.

Nasi pracownicy odbierają korespondencję klientów ze skrzynki pocztowej co najmniej dwa razy w tygodniu w dni powszednie, tj od poniedziałku do piątku, jest to zagwarantowane umownie.

Jest to zorganizowane w ten sposób, aby nie były to dwa kolejne dni po sobie, odbiory mogą mieć więc miejsce np w poniedziałek i środę, wtorek i czwartek/piątek lub środę i piątek.

Wraz ze wzrostem liczby klientów w poszczególnych miastach częstotliwość będzie wzrastać, aż do osiągnięcia momentu, gdzie poczta ze skrzynki będzie odbierana każdego dnia.

Na dziś dzień odbiory mają miejsce:

• Poznań – 3 x tydzień w dni powszednie
• Warszawa – 2 x tydzień w dni powszednie

Powiadomienie e-mail wysyłane jest natychmiast po odebraniu poczty ze skrzynki pocztowej przez pracownika.

Jest to powiązane z powyższym wpisem – jak często sprawdzana jest skrzynka pocztowa – w praktyce natomiast otrzymacie Państwo powiadomienie w ciągu 1-2 dni roboczych od momentu umieszczenia listu lub awizo w naszej skrzynce pocztowej.

Nie świadczymy takiej usługi. Nasze lokale to zwykle jedno pomieszczenie wyposażone w system skrytek do samodzielnego odbierania korespondencji, a także miejsca przy biurkach, gdzie można np wykonywać pracę w ramach ustalonego w umowie limitu godzinowego.

Istnieją od tego wyjątki, np w Poznaniu mamy dedykowaną przestrzeń, osobne pomieszczenie do pracy/spotkań. Jeśli zależy Państwu na możliwości przeprowadzenia spotkań w naszej przestrzeni, proszę wysłać do nas zapytanie wskazując o jakie miasto chodzi, w odpowiedzi poinformujemy Państwa jakie możliwości lokalowe w danym mieście posiadamy.

Sam lokal biura działa na zasadach co-workingu, w ramach usługi biura wirtualnego otrzymujecie Państwo 10h dostępu do biura w pakiecie, natomiast rezerwacja lokalu nie daje dostępu do niego na wyłączność.

W momencie, gdy zrobicie Państwo rezerwację biura na dany dzień, godzinę, inni klienci nie będą mogli lokalu zarezerwować w tym samym czasie (system rezerwacji na to nie pozwoli), natomiast będą mogli wejść do lokalu, aby odebrać swoją korespondencję.

Świadczymy usługi opisane w sekcji szczegółowa oferta, skupiamy się na najważniejszych kwestiach dla naszych klientów zapewniając jednocześnie bardzo konkurencyjną cenę usługi.

Tak, natomiast obowiązują reguły i limity opisane w niniejszym FAQ – proszę zapoznać się z punktem: „Czy wynajmujecie Państwo sale konferencyjne?”.

Świadczymy usługi opisane w sekcji szczegółowa oferta, skupiamy się na najważniejszych kwestiach dla naszych klientów zapewniając jednocześnie bardzo konkurencyjną cenę usługi.

Nie, choć może się tak zdarzyć, że w którymś z miast lokal zostanie przez nas wykupiony. Nie nastawiamy się jednak na wykup lokali. Nie uważamy kwestii bycia właścicielem lokalu za szczególny atut, a jest to koszt, który wpływa na cenę usługi.

Niektóre biura wirtualne, będące jednak w mniejszości faktycznie są właścicielami wynajmowanych lokali i próbują z tego uczynić przewagę konkurencyjną. Naszym zdaniem tak nie jest.

Zawierając umowy na najem lokali uzyskujemy prawo do prowadzenia w nich biura wirtualnego, nie robimy nic poza wiedzą właściciela lokalu. Umowy zawieramy długoterminowo z możliwością ich przedłużenia na kolejne lata.

Tak samo jak w skrajnych sytuacjach właściciel lokalu może nam wypowiedzieć umowę najmu, tak samo inne biuro wirtualne, które jest właścicielem lokalu może zdecydować się na zamknięcie działalności lub być zmuszone sprzedać lokal.

Nie jest w naszym interesie z własnej inicjatywy kończenie działalności pod wskazanym adresem. Nasze działania nastawione są długoterminowo, a ograniczanie zbędnych kosztów pozwala nam zachować stabilność działania nawet przy niskiej stopie zwrotu z działalności w danym mieście.

Udostępniamy szereg możliwości kontaktu z nami, m.in.:

• E-mail pod adresem biuro@biuro31.pl
• Przez formularz kontaktowy
• Przez czat Messenger – ikona w prawym dolnym rogu
• Telefonicznie pod nr telefonu +48 22 494 31 30 (nr stacjonarny, kierunkowy Warszawa)

Większość istotnych informacji, w tym wzór umowy, szczegóły dotyczące oferowanych usług znajdziecie Państwo na naszej stronie internetowej.

Na ten moment nie oferujemy bezpośredniej rozmowy przez telefon.

Rozumiemy jednak, że jest to dla niektórych preferowana forma komunikacji, dlatego wychodząc naprzeciw Państwa oczekiwaniom uruchomiliśmy numer stacjonarny.

Można zadzwonić i zostawić swoją wiadomość, zadać pytania. Państwa wiadomość zostanie odczytana i odpowiemy na nią drogą elektroniczną – przez e-mail (jeśli adres zostanie podany w nagranej wiadomości) lub SMS najszybciej jak to możliwe.

Nasze biura znajdują się:

• Poznań: A. Szamarzewskiego 21 lok. 2 , 60-514 – wejście znajduje się w bramie, przez którą należy przejść, dojść do dziedzińca, klatka po prawej stronie, czwarte (ostatnie) piętro.

Wskazówki dojazdu – Mapa Google

Strefa parkowania: Śródmiejska SPP Jeżyce

Tuż obok lokalu znajdują się też trzy płatne, niestrzeżone parkingi APCOA przy ulicach Szamarzewskiego 29 (5zł/h), Polna 40 (4zł/h), Szamarzewskiego 42 (4zł/h). Powyższe to ceny na styczeń 2024, proszę sprawdzać aktualne ceny w aplikacji APCOA lub na ich stronie internetowej.

• Warszawa: W. Pytlasińskiego 16/13, 00-777 – wejście do klatki w bramie, drugie piętro.

Wskazówki dojazdu – Mapa Google

Strefa parkowania: brak, parkowanie bezpłatne wzdłuż ulicy i na przylegających ulicach równoległych/prostopadłych. Strefa zaczyna się dopiero w okolicach skrzyżowaniu Dolna/Puławska oraz patrząc na ulice równoległe do Pytlasińskiego, od ulicy Promenada. Jest to stan na styczeń 2024, prosimy sprawdzać na bieżąco czy strefa nie została rozszerzona.