Jak nie wybierać biura wirtualnego? Kilka porad dla przyszłych klientów.

Duży wybór i konkrencja na rynku

Biura wirtualne wyrastają jak grzyby po deszczu na rynku. Ten wpis dedykujemy osobom, którzy zastanawiają się, z którego biura wirtualnego skorzystać.

Z jednej strony, dobrze dla przyszłych klientów, że powstaje coraz więcej biur wirtualnych. Jest większa konkurencja, jest w czym wybierać, a same biura wirtualne muszą konkurować cenowo oraz podnosić jakość świadczonych usług oraz ich zakres.

Klienci poszukujący wirtualnego biura powinni jednak dwa razy się zastanowić zanim zaufają konkretnej firmie, gdyż zły wybór może mieć poważne konsekwencje.

Zapraszamy do zapoznania się z poniższym poradnikiem.

1. Jak długo biuro wirtualne funkcjonuje na rynku?

Działalność gospodarczą można założyć w ciągu kilku minut… i w ciągu kilku minut można ją również zamknąć, pozostawiając swoich nielicznych klientów z niczym – koniecznością zmiany adresu firmy, który przede wszystkim w przypadku spółek może zająć nawet kilka tygodni.

Zniknięcie biura z rynku to również potencjalnie konieczność przeprowadzenia szeregu innych zmian – w US, ZUS, CEIDG lub KRS, na stronie internetowej, wizytówkach, banku lub bankach, leasingu, konieczne może być poinformowanie również wszystkich kontrahentów.

Dlatego lepiej jest wybierać biura wirtualne, które funkcjonują na rynku już kilka lub więcej lat, a nie te, które dopiero co powstały.

Działalność gospodarcza pod którą działa Wirtualne Biuro Biuro31 Poznań została zarejestrowana w 2014 roku – to już 10 lat aktywności firmy – natomiast samo biuro wirtualne jest prowadzone w Poznaniu od roku 2020, gdzie rok 2024 to poważne inwestycje w nową prestiżową siedzibę, a samo biuro się rozwija i otwieramy kolejne oddziały – poza Poznaniem jest to Warszawa, a za moment kolejne główne miasta wojewódzkie.

2. Czy biuro wirtualne udostępnia faktycznie lokal, w którym można pracować lub przeprowadzić spotkanie?

O dziwo na rynku pojawiły się biura wirtualne, które takiego lokalu nie udostępniają.

Jest to ogromne ryzyko dla firm, gdyż w przypadku jakiejkolwiek kontroli np. skarbowej, może to oznaczać problemy dla właściciela takiej firmy.

Firma zarejestrowana pod adresem biura wirtualnego powinna móc prowadzić pod tym adresem działalność.

W przypadku spółek np. z o.o. lub S.A. / PSA mówimy o możliwości przeprowadzenia spotkania zarządu spółki w lokalu biura wirtualnego, aby adres zgłoszony jako adres spółki mógł być wykorzystywany do podejmowania kluczowych dla spółki decyzji.

W razie stwierdzenia przez organy niemożliwości funkcjonowania firmy pod wskazanym adresem, firma taka może zostać wykreślona z rejestrów, a właściciele mogą liczyć się z unieważnieniem np. zwrotów podatku i koniecznością zwrotu środków wraz z odsetkami karnymi.

3. Jak wygląda lokal biura wirtualnego?

Warto zweryfikować przynajmniej na zdjęciach w galerii lub mapach Google jak wygląda lokal biura wirtualnego.

Niech Państwo sami ocenią czy to, co widzicie, może lub powinno być wizytówką Państwa firmy w oczach kontrahentów oraz partnerów biznesowych.

Wygląd naszego biura w Poznaniu można sprawdzić w galerii zdjęć lub na wizytówce Google.

4. Czy biuro wirtualne posiada niezbędne zaplecze IT?

Nasze biuro wyróżnia się przede wszystkim bardzo atrakcyjną ceną zaproponowanych usług oraz dostępnością 24/7 – mowa o dostępie do siedziby biura, gdzie można odebrać swoją korespondencję lub przeprowadzić spotkanie, albo zwyczajnie popracować.

Dodatkowo umowę z nami zawiera się w 100% online – bez drukowania, podpisywania, skanowania.

Jesteśmy transparentni, nie tracimy czasu naszych klientów – sam wzór umowy jest udostępniony na naszej stronie biuro31.pl, w sekcjach FAQ oraz szczegółowa oferta opisujemy jak działamy oraz jakie usługi świadczymy.

Nową umowę możecie Państwo zawrzeć online również 24/7 poprzez link nowyklient.biuro31.pl i nie musicie Państwo na nic, ani nikogo czekać, aby od razu zacząć korzystać z naszych usług (np rejestrując firmę pod adresem naszego biura wirtualnego).

Jesteśmy w stanie zaproponować bardzo atrakcyjne ceny naszych usług poprzez daleko idącą automatykę za którą stoją technologie IT oraz programiści, którzy przez kilka lat rozwijali i nadal rozwijają autorskie oprogramowanie wykorzystywane przez nasze biuro wirtualne.

To dzięki ich pracy to wszystko działa, otrzymujecie Państwo dostęp do dedykowanego panelu klienta, aby zarządzać usługami związanymi z biurem wirtualnym.

W większości sytuacji istniejąca automatyka oraz panel klienta sprawiają, że nie musicie się Państwo komunikować z nami, polegać na naszej dostępności i zastanawiać się kiedy otrzymacie Państwo odpowiedź na e-mail i wykonane będzie działanie o które poprosiliście.

To bardzo duża wartość dodana, od początku naszej działalności bardzo ważne jest dla nas prowadzenie jej w taki sposób, aby korzystanie z naszych usług było dla Państwa jak najprostsze, wręcz niewidoczne, abyście Państwo mogli skupić całą swoją uwagę na rozwoju własnego biznesu.

5. Czy biuro wirtualne posiada odpowiednie zaplecze osobowe?

Na dziś dzień odbieramy Państwa korespondencję w Poznaniu 3 razy w tygodniu, a w przyszłości wraz ze wzrostem liczby klientów będzie to 4-5 razy.

Niezwłocznie po jej odbiorze otrzymujecie Państwo powiadomienie e-mail wraz ze zdjęciem koperty listu lub awizo.

W naszym przypadku w Poznaniu biuro wirtualne Biuro31 obsługuje trzy osoby, które pojawiają się regularnie w siedzibie biura przy ul. Szamarzewskiego 21 lok. 2.

To ich praca umożliwia Państwu błyskawiczną informację o nowej korespondencji do odbioru.

Trzy osoby, które pracują u nas to dla Państwa gwarancja, że żadna sytuacja losowa typu choroba, nieprzewidziane wydarzenie w życiu lub zwykły urlop nie sprawią, że usługa przestanie być świadczona, a istnienie Państwa firmy zostanie zapomniane.

Czekacie Państwo na ważny list? Proponujemy nie powierzać być może nawet przyszłości swojego biznesu małym lokalnym biurom wirtualnym, które mogą zniknąć tak szybko jak powstały.

6. Czy biuro wirtualne się rozwija? Posiada wiele oddziałów?

Jeśli firma stoi w miejscu i nie widać żadnego rozwoju – to znaczy, że się cofa, a to nie wróży dobrze, jeśli chodzi o stabilność takiego miejsca i możliwość długofalowej współpracy.

Nasze biuro wirtualne od zawsze celowało globalnie – nie tylko poszerzamy funkcjonalność samego biura, dodajemy nowe usługi, w tym funkcjonalny panel klienta, dedykowane miejsce do pracy lub spotkań w Poznaniu, automatyczny system rezerwacji.

Otworzyliśmy oddział w Poznaniu, następnie w Warszawie, a za chwilę pojawią się kolejne miasta.

Radzimy zastanowić się czy warto zaufać i zawrzeć umowę z biurem wirtualnym, które posiada tylko jedną lokalizację.

Oczywiście prawdą jest, że od czegoś trzeba zacząć, każdy przecież tak zaczynał, nie mniej jednak klienci, przedsiębiorcy, freelancerzy, influencerzy, którzy korzystają na codzień z naczych usług mają w 2024 roku już większe wymagania i oczekiwania, potrzebują mieć możliwość skalowania swoich usług i posługiwania się coraz większą liczbą lokalizacji dla swoich firm lub marek czy stron internetowych.

Z nami to jak najbardziej możliwe.

7. Stabilność cen rok do roku

Zaczęliśmy świadczyć nasze usługi w 2020 roku oferując usługę biura wirtualnego za 295,20zł brutto / rok (tj. 240zł netto, a więc w przeliczeniu na miesiąc 20zł netto).

Mamy rok 2024, a ile teraz kosztuje nasza usługa? Tyle samo!

Nasza cena to nie jest jakaś krótkotrwała promocja, coś co się zaraz skończy i zostaniecie Państwo postawieni przed faktem dokonanym – zaakceptować podwyżkę lub przenosić swój biznes gdzieś indziej, co również jest kosztowne i czasochłonne.

Ceny wszystkich usług i produktów dookoła poszły do góry, przez te kilka lat nawet o 100% – u nas nic się nie zmieniło, wzięliśmy wzrost kosztów prowadzenia biznesu na siebie, a Państwu nadal oferujemy prawdopodobnie najlepszą cenę w Polsce za usługę biura wirtualnego, która jest prowadzona w sposób profesjonalny.

Czy konkurencja może powiedzieć o sobie to samo?

Wiele biur wirtualnych podniosło ceny lub funkcjonują tak krótko na rynku, że nie można powiedzieć o utrzymywaniu stałych cen rok do roku, gdyż działają krócej niż rok.

8. Kopiowanie pomysłów i rozmijanie się z prawdą

Czy kopiowanie pomysłów jest złe lub nielegalne?

Nielegalne nie jest, uważamy jednak, że jest co najmniej nieetyczne, szczególnie jeśli nie jest się w stanie zaproponować od siebie czegoś nowego, jakiejś innowacji lub ulepszenia, czegoś ponadto co już na rynku funkcjonowało.

Nasze biuro działa w Poznaniu od 2020 roku, a jego geneza powstania to chęć zapewnienia luki na rynku biur wirtualnych, o czym szczegółowo piszemy w tym artykule.

Jednocześnie, w końcówce 2023 roku pojawiło się nowe biuro wirtualne, które skopiowało nasz pomysł, treści z naszej strony internetowej, aby ostatecznie stwierdzić, że rozpoczyna działalność, działając w bliźniaczy do naszego sposób (jednak bez całego zaplecza, infrastruktury, know-how) i próbuje zaginać rzeczywistość, wmawiając potencjalnym klientom, że powstało, gdyż na rynku panowała luka, którą trzy lata wcześniej my zauważyliśmy i przez świadczenie usługi biura wirtualnego w Poznaniu, adresu do rejestracji firmy lub korespondencji zlikwidowaliśmy.

Podsumowanie

Reasumując, jeśli jakieś biuro wirtualne proponuje Państwu swoje usługi w cenie jednej kawy, herbaty czy innego ciastka miesięcznie – proponujemy jednak pozostać przy tej kawie, herbacie i/lub ciastku na mieście i jednocześnie skorzystać z naszych usług.

Oferujemy profesjonalną usługę wirtualnego biura w Poznaniu oraz Warszawie, a wkrótce również w kolejnych miastach.

Nasz cel na kolejne 5 lat to obecność w 10 głównych miastach Polski i 10 tysięcy aktywnych klientów.

Nasze usługi świadczymy w najlepszych możliwych cenach, mając na uwadze, że działamy legalnie, płacimy podatki oraz zatrudniamy osoby na podstawie umów, które są opodatkowane – ZUS/US.

Nasi klienci każdego miesiąca zyskują nowe funkcjonalności, które wdrażamy m.in. w panelu klienta.

Ciągły rozwój to nasz priorytet.

Na koniec pozdrawiamy naszą nie do końca uczciwą konkurencję, która na pewno czyta ten wpis, gdyż bacznie obserwuje naszą stronę internetową kopiując nie tylko pomysły, ale i całe treści ze strony biuro31.pl.

Informujemy również, że kancelaria prawna obsługująca nasze biuro uważnie przygląda się rozwojowi sytuacji, a dalsze działania, które będą miały znamiona niezgodnych z prawem skierujemy na drogę sądową.

Życzymy konkurencji sukcesów, własnych pomysłów i innowacji, a wszystkim osobom, które szukają biura wirtualnego – podejmowania właściwych i przemyślanych decyzji.

Zapraszamy do skorzystania z naszych usług.

Z poważaniem,

Zespół Biura Wirtualnego Biuro31